Scheer IMC
Executive Assistant(m/w/x)
Full-timeOn-siteExperienced
Saarbrücken
New Job?Nejo!
Your personal AI career agent
AWAWO Saarland e. V.
Assistenz der Geschäftsführung(m/w/x)
Saarbrücken
Full-timeOn-siteManagement
Nejo AI Summary
Organisation und Steuerung des Sekretariats für die Geschäftsführung. Kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss mit mehrjähriger Berufserfahrung erforderlich. Regelmäßige Abstimmung mit Kolleg:innen.
Requirements
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder vergleichbar mit mehrjähriger Berufserfahrung
- Abgeschlossene Hochschulausbildung (B.A./Dipl.) in einschlägigem Studiengang
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit deutscher Rechtschreibung und Grammatik
- Versierte MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Versierte SharePoint-Kenntnisse
- Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich (idealerweise Leitungsebene)
- Grundkenntnisse Englisch für Korrespondenz
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Hohe Eigeninitiative und Organisationstalent
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Kommunikationsvermögen
- Sicheres, professionelles Auftreten
- Teamfähigkeit
- Serviceorientiertes Denken und Handeln
- Belastbarkeit und Flexibilität
Tasks
- Sekretariat eigenverantwortlich organisieren und führen
- Arbeitsbereich selbstständig strukturieren und steuern
- Regelmäßige Abstimmung mit Kolleg:innen
- Gegenseitige Vertretung mit Kolleg:innen
- Terminplanung, -koordination und -überwachung proaktiv und eigenständig durchführen
- Bedarfe antizipieren und Prioritäten setzen
- Korrespondenz, Berichte, Präsentationen und vertrauliche Unterlagen selbstständig erstellen, bearbeiten und qualitätssichern
- Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen eigenverantwortlich vor- und nachbereiten
- Protokollführung bei Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen
- Ergebnissicherung bei Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen
- Direkte Kommunikation und Koordination mit internen Fachabteilungen
- Direkte Kommunikation und Koordination mit externen Partnern, Behörden und Gremien
- Eingehende Anfragen selbstständig priorisieren, bearbeiten und weiterleiten
- Über Dringlichkeit und Zuständigkeit von Anfragen eigenständig entscheiden
- Dienstreisen eigenverantwortlich organisieren
- Buchungen für Dienstreisen vornehmen
- Reisekostenabrechnungen erstellen
- Ablage-, Akten- und Dokumentenmanagementsysteme in eigener Zuständigkeit pflegen und weiterentwickeln
- Geschäftsführung bei Projekten und Sonderaufgaben unterstützen
Work Experience
- approx. 1 - 4 years
Education
- Vocational certificationOR
- Bachelor's degree
Languages
- German – Business Fluent
- English – Basic
Tools & Technologies
- MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- SharePoint
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Requirements
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder vergleichbar mit mehrjähriger Berufserfahrung
- Abgeschlossene Hochschulausbildung (B.A./Dipl.) in einschlägigem Studiengang
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit deutscher Rechtschreibung und Grammatik
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- Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich (idealerweise Leitungsebene)
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- Ergebnissicherung bei Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen
- Direkte Kommunikation und Koordination mit internen Fachabteilungen
- Direkte Kommunikation und Koordination mit externen Partnern, Behörden und Gremien
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Work Experience
- approx. 1 - 4 years
Education
- Vocational certificationOR
- Bachelor's degree
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- German – Business Fluent
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Tools & Technologies
- MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
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About the Company
AWO Saarland e. V.
Industry
NonProfit
Description
Das Unternehmen bietet unbefristete Anstellungen im Bereich Erziehung und Sozialpädagogik an.
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