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UNUniversität Wien

Organisationsassistent:in im Team Administration der Universitätsbibliothek Wien(m/w/x)

Wien
from 2,759.2 / month
Part-timeTemporary contractOn-siteExperienced
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Führung von Deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz sowie Verwaltung von Inventarlisten und Handkassa an der Universitätsbibliothek Wien. Reifeprüfung und Berufserfahrung im Office-Management erforderlich. Interne Weiterbildung und gute öffentliche Anbindung.

Requirements

  • Reifeprüfung
  • Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise universitärem Kontext)
  • Sehr gute MS Office Kenntnisse (insbes. Excel)
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Erfahrung mit digitaler Zusammenarbeit (z.B. MS Teams, Zoom)
  • Erfahrung mit SAP (wünschenswert)

Tasks

  • Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit Schnittstellen führen
  • Allgemeine administrative Aufgaben übernehmen
  • Bestellungen tätigen
  • Inventarlisten führen
  • Handkassa verwalten
  • Zutrittsberechtigungen verwalten
  • Als Rechnungsprüfer:in agieren
  • Einnahmen und Ausgaben laufend kontrollieren
  • Berechtigungen in SAP verwalten
  • Budgetcontrolling unterstützen
  • Als Reisebeauftragte:r agieren
  • Reiseanträge überprüfen und verwalten
  • Reiseabrechnungen überprüfen und verwalten
  • Veranstaltungen und Meetings vorbereiten
  • Terminkoordination übernehmen
  • Raumbuchungen übernehmen
  • Drittmittelprojekte administrieren
  • Unterstützung bei der Drittmittelabrechnung leisten
  • Überführung von Nachhaltigkeitsthemen in laufende Prozesse koordinieren
  • Überführung von Notfallmanagementthemen in laufende Prozesse koordinieren
  • Begleitung der Überführung von Themen in laufende Prozesse

Work Experience

  • approx. 1 - 4 years

Education

  • High school diploma

Languages

  • German – Native
  • English – Native

Tools & Technologies

  • MS Office
  • Excel
  • MS Teams
  • Zoom
  • SAP

Benefits

Informal Culture

  • Inspirierendes Arbeitsklima

Parking & Commuter Benefits

  • Gute öffentliche Anbindung

Learning & Development

  • Interne Weiterbildung

Other Benefits

  • Gleiche Chancen für alle
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