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GRGROPYUS

Office Manager(m/w/x)

Wien
from 40,000 - 45,000 / year
Part-timeOn-siteExperienced
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Organisation des Büroalltags und Besucher:innenmanagement bei einem technologiebasierten Holzhaus-Bauunternehmen. Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation erforderlich. Aktienoptionen und Teilnahme am Unternehmenserfolg.

Requirements

  • Präsenz vor Ort notwendig
  • Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Erfahrung im Office Management, Hospitality oder als Assistenz der Geschäftsleitung
  • Umgang mit Microsoft Office
  • E-Mail- und Kalenderorganisation
  • Strukturierte Arbeitsweise
  • Kommunikationsstärke
  • Fähigkeit, den Überblick zu behalten
  • Selbstständigkeit
  • Teamorientierung
  • Zusammenarbeit mit Ansprechpartnern
  • Pragmatische und lösungsorientierte Herangehensweise
  • Gutes Auge fürs Detail
  • Flexibilität
  • Sehr gute Deutschkenntnisse (Wort und Schrift)
  • Sehr gute Englischkenntnisse (Wort und Schrift)

Tasks

  • Als erste Anlaufstelle für organisatorische Fragen im Team fungieren
  • Für einen reibungslosen Büroalltag sorgen
  • Post und Pakete bearbeiten
  • Material- und Getränkebestellungen durchführen
  • Besucher:innenmanagement übernehmen
  • Meetingräume organisieren
  • Externe Dienstleister koordinieren
  • Das Zutrittssystem verwalten
  • Arbeitssicherheitsthemen bearbeiten
  • Home-Office-Evaluierungen durchführen
  • Erste Hilfe organisieren
  • Sicherheitsunterweisungen durchführen
  • AUVA-Evaluierungen durchführen
  • Das standortbezogene Intranet betreuen
  • Informationen im Intranet aktuell halten
  • Eine positive Office-Kultur gestalten
  • Kleine Office-Events organisieren
  • Teamaktionen organisieren
  • Das Team im Tagesgeschäft unterstützen
  • Bei Workshops unterstützen
  • Beim Ausdrucken unterstützen
  • Terminabstimmungen unterstützen
  • Termine organisieren
  • Meetings organisieren
  • Interne Events organisieren
  • Besondere Formate wie Treffen mit dem Aufsichtsrat organisieren
  • Catering und Ablauf für Events organisieren
  • E-Mails, administrative Aufgaben und Prioritäten überblicken
  • Reisemanagement für Events übernehmen
  • Flüge buchen
  • Hotels buchen
  • Monatliches Onboarding begleiten
  • Neuen Kolleg:innen einen großartigen Start ermöglichen
  • Urlaubsvertretung für Kolleg:innen übernehmen

Work Experience

  • approx. 1 - 4 years

Education

  • Vocational certification

Languages

  • German – Business Fluent
  • English – Business Fluent

Tools & Technologies

  • Microsoft Office

Benefits

Competitive Pay

  • Aktienoptionen
  • Teilnahme am Unternehmenserfolg
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