Scheer IMC
Executive Assistant(m/w/x)
Vollzeitnur vor OrtBerufserfahren
Saarbrücken
Neuer Job?Nejo!
Dein persönlicher KI-Karriere-Agent
AWAWO Saarland e. V.
Assistenz der Geschäftsführung(m/w/x)
Saarbrücken
VollzeitVor OrtManagement
Nejo KI-Zusammenfassung
Organisation und Steuerung des Sekretariats für die Geschäftsführung. Kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss mit mehrjähriger Berufserfahrung erforderlich. Regelmäßige Abstimmung mit Kolleg:innen.
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder vergleichbar mit mehrjähriger Berufserfahrung
- Abgeschlossene Hochschulausbildung (B.A./Dipl.) in einschlägigem Studiengang
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit deutscher Rechtschreibung und Grammatik
- Versierte MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Versierte SharePoint-Kenntnisse
- Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich (idealerweise Leitungsebene)
- Grundkenntnisse Englisch für Korrespondenz
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Hohe Eigeninitiative und Organisationstalent
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Kommunikationsvermögen
- Sicheres, professionelles Auftreten
- Teamfähigkeit
- Serviceorientiertes Denken und Handeln
- Belastbarkeit und Flexibilität
Aufgaben
- Sekretariat eigenverantwortlich organisieren und führen
- Arbeitsbereich selbstständig strukturieren und steuern
- Regelmäßige Abstimmung mit Kolleg:innen
- Gegenseitige Vertretung mit Kolleg:innen
- Terminplanung, -koordination und -überwachung proaktiv und eigenständig durchführen
- Bedarfe antizipieren und Prioritäten setzen
- Korrespondenz, Berichte, Präsentationen und vertrauliche Unterlagen selbstständig erstellen, bearbeiten und qualitätssichern
- Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen eigenverantwortlich vor- und nachbereiten
- Protokollführung bei Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen
- Ergebnissicherung bei Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen
- Direkte Kommunikation und Koordination mit internen Fachabteilungen
- Direkte Kommunikation und Koordination mit externen Partnern, Behörden und Gremien
- Eingehende Anfragen selbstständig priorisieren, bearbeiten und weiterleiten
- Über Dringlichkeit und Zuständigkeit von Anfragen eigenständig entscheiden
- Dienstreisen eigenverantwortlich organisieren
- Buchungen für Dienstreisen vornehmen
- Reisekostenabrechnungen erstellen
- Ablage-, Akten- und Dokumentenmanagementsysteme in eigener Zuständigkeit pflegen und weiterentwickeln
- Geschäftsführung bei Projekten und Sonderaufgaben unterstützen
Berufserfahrung
- ca. 1 - 4 Jahre
Ausbildung
- Abgeschlossene BerufsausbildungODER
- Bachelor-Abschluss
Sprachen
- Deutsch – verhandlungssicher
- Englisch – Grundkenntnisse
Tools & Technologien
- MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- SharePoint
Die Originalanzeige dieses Stellenangebotes in der aktuellsten Version findest du hier. Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens AWO Saarland e. V. erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.
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Nejo KI-Zusammenfassung
Organisation und Steuerung des Sekretariats für die Geschäftsführung. Kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss mit mehrjähriger Berufserfahrung erforderlich. Regelmäßige Abstimmung mit Kolleg:innen.
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder vergleichbar mit mehrjähriger Berufserfahrung
- Abgeschlossene Hochschulausbildung (B.A./Dipl.) in einschlägigem Studiengang
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit deutscher Rechtschreibung und Grammatik
- Versierte MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Versierte SharePoint-Kenntnisse
- Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich (idealerweise Leitungsebene)
- Grundkenntnisse Englisch für Korrespondenz
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Hohe Eigeninitiative und Organisationstalent
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- Protokollführung bei Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen
- Ergebnissicherung bei Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen
- Direkte Kommunikation und Koordination mit internen Fachabteilungen
- Direkte Kommunikation und Koordination mit externen Partnern, Behörden und Gremien
- Eingehende Anfragen selbstständig priorisieren, bearbeiten und weiterleiten
- Über Dringlichkeit und Zuständigkeit von Anfragen eigenständig entscheiden
- Dienstreisen eigenverantwortlich organisieren
- Buchungen für Dienstreisen vornehmen
- Reisekostenabrechnungen erstellen
- Ablage-, Akten- und Dokumentenmanagementsysteme in eigener Zuständigkeit pflegen und weiterentwickeln
- Geschäftsführung bei Projekten und Sonderaufgaben unterstützen
Berufserfahrung
- ca. 1 - 4 Jahre
Ausbildung
- Abgeschlossene BerufsausbildungODER
- Bachelor-Abschluss
Sprachen
- Deutsch – verhandlungssicher
- Englisch – Grundkenntnisse
Tools & Technologien
- MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
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Über das Unternehmen
AWO Saarland e. V.
Branche
NonProfit
Beschreibung
Das Unternehmen bietet unbefristete Anstellungen im Bereich Erziehung und Sozialpädagogik an.
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