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SMSmith & Nephew GmbH

Office & Quality Management Coordinator(m/w/x)

Schwechat
from 41,750 / year
Full-timeWith Home OfficeExperienced
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Koordination allgemeiner Standortaufgaben, Fuhrparkmanagement und HSE-Dokumentation für Medizintechnikhersteller. Kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung im administrativen Umfeld erforderlich. 40% Home Office, 25 Tage Urlaub.

Requirements

  • Kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung im administrativen/organisatorischen Umfeld
  • Erfahrung im Office Management/Assistenz der Geschäftsführung, Facility Management oder Qualitätsmanagement
  • Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten, Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit
  • Hohes Maß an Qualitäts- und Serviceorientierung, Fähigkeit zur parallelen Aufgabenbetreuung und Prioritätensetzung
  • Sichere Anwendung von MS Office, Erfahrung mit IT-Systemen (QM, ERP/CRM), Offenheit für neue Systeme
  • Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse (Wort & Schrift)

Tasks

  • Allgemeine Standortaufgaben koordinieren (Einkauf, Instandhaltung, Terminplanung)
  • Urlaubsverwaltung und Zeitaufzeichnungen durchführen
  • Unterstützung bei der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung (Schnittstelle zum Team Payroll)
  • Fuhrparkmanagement unterstützen (Vertragsabwicklung, Schadensfälle, Kostenkontrolle)
  • Sicherheitsbezogene Dokumentation (Health, Safety & Environment, HSE) verwalten und adaptieren
  • Kommunikation und Sachbearbeitung mit lokalen Behörden
  • Qualitätsmanagement und ISO betreuen (Prüfung, Dokumentation, Administration, Reporting)
  • Unterstützung bei Ausschreibungen (Bekanntmachungen, Administration, Abgabe)
  • Rechtliche Dokumente intern und auf der ANKÖ-Plattform aktualisieren
  • Einhaltung lokaler regulatorischer Anforderungen und spezifischer Kundenanforderungen sicherstellen (in Zusammenarbeit mit internationalen Schnittstellen)
  • Interne Audits koordinieren und bei ihnen mithelfen
  • Bei nationalen und internationalen Projekten unterstützen

Work Experience

  • approx. 1 - 4 years

Education

  • Vocational certification

Languages

  • German – Native
  • English – Business Fluent

Tools & Technologies

  • MS Office
  • ERP
  • CRM

Benefits

Flexible Working

  • Gleitzeit
  • 40% Home Office

More Vacation Days

  • 25 Tage Urlaub

Mental Health Support

  • Programm für mentale Gesundheit

Social Impact

  • Jährlich ein zusätzlicher Urlaubstag für ehrenamtliches Engagement

Informal Culture

  • Wir Duzen uns alle
  • Angenehmes Miteinander

Mentorship & Coaching

  • Gegenseitige Unterstützung
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