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UN
Universitätsklinikum Augsburg
8d ago

Office Manager Umweltmedizin und Integrative Gesundheit(m/w/x)

Augsburg
Full-timeOn-siteSenior
Green Job

Description

In dieser Rolle hältst du der Institutsdirektion den Rücken frei, indem du das Sekretariat leitest, Prozesse optimierst und administrative sowie kaufmännische Themen eigenverantwortlich steuerst.

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Requirements

  • •Ausbildung zum Bürokaufmann, Studium Gesundheitswissenschaften oder vergleichbar
  • •Mehrjährige Berufserfahrung im relevanten Bereich
  • •Erste Führungserfahrung kleiner Teams
  • •Sehr gute MS Office Kenntnisse
  • •Loyalität, Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion
  • •Freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten
  • •Gute bis sehr gute Englischkenntnisse
  • •Eigenverantwortliche, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • •Zuverlässigkeit, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
  • •Ausgeprägte Can-Do-Mentalität
  • •Einwandfreie Umgangsformen
  • •Nachweis über Masernschutz oder Immunität

Education

Vocational certification
OR
Bachelor's degree

Work Experience

approx. 4 - 6 years

Tasks

  • •Das Sekretariat der Institutsdirektion operativ führen
  • •Administrative und organisatorische Abläufe steuern
  • •Interne und externe Termine koordinieren
  • •Veranstaltungen planen und managen
  • •Formulare und Mitarbeiter:inneninformationen nach Dokumentenmanagement erstellen
  • •Die Ablage organisieren und das Qualitätsmanagement unterstützen
  • •Reisekosten abrechnen und die Buchhaltung vorbereiten
  • •Budgets kontrollieren und Prozesse optimieren
  • •Personalplanung und Laufwerkstrukturen verbessern
  • •Projektübersichten zusammenfassen und an die Direktion berichten
  • •IT, Buchhaltung und Mitarbeiter:innenverwaltung optimieren
  • •Die Direktion als persönliche Assistenz unterstützen

Tools & Technologies

MS Office

Languages

English – Business Fluent

Benefits

Flexible Working

  • •Flexible Arbeitszeiten

Retirement Plans

  • •Betriebliche Altersvorsorge

Competitive Pay

  • •Jahressonderzahlung

Informal Culture

  • •Interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld
  • •Freundliche Arbeitsatmosphäre
  • •Respektvoller Umgang

Mentorship & Coaching

  • •Strukturiertes Einarbeitungskonzept
  • •Angemessene Einarbeitungszeit

Family Support

  • •Beratungs- und Informationsangebot im Familienbüro
  • •Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Learning & Development

  • •Individuelle Entwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
  • •Eigene Akademie

Healthcare & Fitness

  • •Betriebliches Gesundheitsmanagement
  • •Yoga-Kurse
  • •Fitnessangebote

Corporate Discounts

  • •Mitarbeitervergünstigungen
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