Ed. Züblin AG, Direktion Ost, Bereich Leipzig
Projektassistenz für unsere Baustellen(m/w/x)
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Leipzig
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STStadt Leipzig
Intern Büroassistenz(m/w/x)
Leipzig
from 40,488 - 44,738 / year
Full-time, Part-timeInternshipOn-site
Nejo AI Summary
Organisation administrativer Abläufe für Beauftragte für Senioren und Menschen mit Behinderungen in städtischem Referat. Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung erforderlich. Einarbeitung in Spezialsoftware für Verwaltungsprozesse.
Requirements
- Abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Facharbeiter/-in für Schreibtechnik oder vergleichbarer Abschluss
- Sichere MS-Office-Anwendung (Word, Excel, Outlook) und Einarbeitung in Spezialsoftware
- Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
- Organisationsfähigkeit (Koordination von Terminen, Sitzungen, Arbeitsabläufen)
- Ausgeprägte Service- und Kommunikationsfähigkeit
- Empathie und Belastbarkeit
- Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein
Tasks
- Administrative Abläufe im Referat organisieren und koordinieren
- Beauftragte für Menschen mit Behinderungen und Senior:innen unterstützen
- Termine planen, koordinieren und überwachen
- Arbeitsaufträge und Zuarbeiten nachhalten
- Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen vor- und nachbereiten
- Unterlagen für Besprechungen erstellen
- Protokoll bei Besprechungen führen
- Ein- und Ausgangspost bearbeiten
- Interne und externe Korrespondenz bearbeiten
- Strukturierten Informationsfluss sicherstellen
- Dienstreisen organisieren
- Unterlagen für Dienstreisen vorbereiten
- Reisekostenabrechnung mit der Reisestelle unterstützen
- Bei der Haushaltsbewirtschaftung des Referats mitwirken
- Rechnungen prüfen
- Rechnungen Haushaltsstellen zuordnen
- Haushaltsplanung und Controlling unterstützen
- Beschaffungen organisieren
- Bürobedarf, Inventar und Arbeitsplatzausstattung verwalten
- Beiratssitzungen koordinieren und betreuen
- Termine für Beiratssitzungen abstimmen
- Einladungen für Beiratssitzungen versenden
- Dokumente für Beiratssitzungen bereitstellen
- Beiratssitzungen protokollieren
- Bei Förderprogrammen und Projekten unterstützen
- Anträge auf Vollständigkeit prüfen
- Mit Antragstellenden korrespondieren
- Bescheide nach Vorgabe vorbereiten
- Akten führen und Schriftgut verwalten
- Internetauftritt pflegen
- Bei IT-Serviceaufgaben unterstützen
- Bei Arbeits- und Gesundheitsschutzthemen mitwirken
Education
- Vocational certification
Languages
- German – Business Fluent
Tools & Technologies
- Word
- Excel
- Outlook
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Not a perfect match?
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About the Company
Stadt Leipzig
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Government
Description
Die Stadt Leipzig verantwortet das amtliche Liegenschaftskataster und gestaltet die digitale Infrastruktur der Stadt.
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