AONIC
Office Management / Buchhaltung(m/w/x)
Full-time/Part-timeOn-siteExperienced
Darmstadt
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Begleitung von Büroausbau und räumlichen Erweiterungen, Materialbestandsverwaltung und Onsite-Koordination in einem Fusionsenergie-Startup. 2-5+ Jahre Erfahrung im Office Management oder Workplace Operations erforderlich, Scale-up-Erfahrung von Vorteil. Umfassende Verantwortung für Onsite-Infrastruktur und Sicherheit.
Requirements
- 2–5+ Jahre Erfahrung in Office Management, Workplace Operations oder Teamassistenz
- Erfahrung im Scale-up- oder Multi-Stakeholder-Umfeld von Vorteil
- Sehr gute Organisationsfähigkeit, Priorisierung und Follow-up
- Erfahrung im Lieferantenmanagement
- Souveräne Kommunikation in Deutsch und Englisch
- Ausgeprägte Serviceorientierung
- Sicherer Umgang mit Google Workspace oder MS Office
- Grundlegendes Tracking in Sheets
- Proaktive Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität
- Erfahrung bei Büro-Umzügen oder -Erweiterungen wünschenswert
- Grundkenntnisse in Beschaffung und Rechnungsprozessen
- Erfahrung in Zusammenarbeit mit Gebäudemanagement oder Vermietern
Tasks
- Tägliche Einsatzbereitschaft der Büroräume sicherstellen
- Materialbestände überwachen und Bestellungen tätigen
- Onsite-Themen wie Reparaturen und Zutritt koordinieren
- Sicherheits- und Gesundheitsthemen im Blick behalten
- Büroausbau und räumliche Erweiterungen begleiten
- Büro-Dienstleister steuern und als Ansprechperson fungieren
- Angebote einholen und Kosten mit Finance abstimmen
- Besucherprozesse von der Ankunft bis zum Abgang organisieren
- Meetingräume vorbereiten und vor Ort unterstützen
- Kleinere interne Events im Büro koordinieren
- Büroinformationen über interne Kanäle klar kommunizieren
- Sitzplatzplanung gemeinsam mit People Ops unterstützen
- Onboarding- und Offboarding-Prozesse vor Ort begleiten
- Rechnungen prüfen und Budgets überwachen
- Büro-Dokumentation und Prozessabläufe pflegen
- Einfache Compliance-Themen und Erste-Hilfe-Ausstattung verwalten
Work Experience
- 2 - 5 years
Education
- Vocational certificationOR
- Bachelor's degreeOR
- Master's degree
Languages
- German – Business Fluent
- English – Business Fluent
Tools & Technologies
- Google Workspace
- MS Office
- Teams
- Sheets
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Not a perfect match?
- SSG Starkenburg Service GmbH
Objektleitung für OP-Reinigung(m/w/x)
Full-timeOn-siteSeniorDarmstadt - Sirius Facilities GmbH
Immobilienmanager/Operations Manager für Gewerbeimmobilien(m/w/x)
Full-timeOn-siteJuniorDreieich - BTI Immobilien GmbH
Bürokaufmann:frau(m/w/x)
Full-timeOn-siteJuniorDarmstadt - Findehotelpersonal GmbH
Verwaltungsassistenz Haustechnik(m/w/x)
Full-timeOn-siteSeniorPfungstadt
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Requirements
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- Erfahrung im Scale-up- oder Multi-Stakeholder-Umfeld von Vorteil
- Sehr gute Organisationsfähigkeit, Priorisierung und Follow-up
- Erfahrung im Lieferantenmanagement
- Souveräne Kommunikation in Deutsch und Englisch
- Ausgeprägte Serviceorientierung
- Sicherer Umgang mit Google Workspace oder MS Office
- Grundlegendes Tracking in Sheets
- Proaktive Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität
- Erfahrung bei Büro-Umzügen oder -Erweiterungen wünschenswert
- Grundkenntnisse in Beschaffung und Rechnungsprozessen
- Erfahrung in Zusammenarbeit mit Gebäudemanagement oder Vermietern
Tasks
- Tägliche Einsatzbereitschaft der Büroräume sicherstellen
- Materialbestände überwachen und Bestellungen tätigen
- Onsite-Themen wie Reparaturen und Zutritt koordinieren
- Sicherheits- und Gesundheitsthemen im Blick behalten
- Büroausbau und räumliche Erweiterungen begleiten
- Büro-Dienstleister steuern und als Ansprechperson fungieren
- Angebote einholen und Kosten mit Finance abstimmen
- Besucherprozesse von der Ankunft bis zum Abgang organisieren
- Meetingräume vorbereiten und vor Ort unterstützen
- Kleinere interne Events im Büro koordinieren
- Büroinformationen über interne Kanäle klar kommunizieren
- Sitzplatzplanung gemeinsam mit People Ops unterstützen
- Onboarding- und Offboarding-Prozesse vor Ort begleiten
- Rechnungen prüfen und Budgets überwachen
- Büro-Dokumentation und Prozessabläufe pflegen
- Einfache Compliance-Themen und Erste-Hilfe-Ausstattung verwalten
Work Experience
- 2 - 5 years
Education
- Vocational certificationOR
- Bachelor's degreeOR
- Master's degree
Languages
- German – Business Fluent
- English – Business Fluent
Tools & Technologies
- Google Workspace
- MS Office
- Teams
- Sheets
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About the Company
Focused Energy
Industry
Administration
Description
Focused Energy is a fusion energy startup aiming to generate unlimited clean energy to meet future global demand.
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