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Reception | Admin Support(m/w/x)

Frankfurt am Main
Full-timeOn-siteExperienced
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Empfang und administrative Unterstützung für Direktoren und Partner im Corporate Services Team. Abgeschlossene Berufsausbildung und 2-5 Jahre Erfahrung als Rezeptionist/in oder Assistent/in erforderlich. Reise- und Veranstaltungsmanagement, Klienten Meetings vereinbaren, vorbereiten und nachbereiten.

Requirements

  • Abgeschlossene Berufsausbildung
  • 2-5 Jahre Berufserfahrung als Rezeptionist/in oder Assistent/in
  • Exzellente Kommunikationsfähigkeit (mündlich/schriftlich)
  • Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
  • Strukturierte, selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise; Diskretion
  • Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein
  • Freude an vielseitigem Aufgabengebiet
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit
  • Sehr gute Deutschkenntnisse (Wort und Schrift)
  • Sehr gute Englischkenntnisse (Wort und Schrift)
  • Sehr gute MS Office-Kenntnisse

Tasks

  • Administrative Unterstützung von Direktoren, Partnern und Managing Directors im Corporate Services Team inkl. Ferienvertretungen
  • Als erste Anlaufstelle für interne und externe Kollegen und Kontakte fungieren
  • Unterstützung im Office Management
  • Reise- und Veranstaltungsmanagement übernehmen
  • Klienten Meetings vereinbaren, vorbereiten und nachbereiten
  • Kontaktlisten pflegen
  • E-Mail-Eingänge eigenständig bearbeiten
  • PowerPoint-Präsentationen erstellen und bearbeiten
  • Reisekostenabrechnung im Online Tool durchführen
  • Tägliche Zeiterfassung vornehmen
  • Kontaktdatenbank pflegen
  • Versand verschiedener Mailings an Kontakte
  • Termine koordinieren und steuern
  • Kommunikation und Austausch mit allen wichtigen internen und externen Ansprechpartnern
  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache erledigen
  • Unterlagen und Präsentationsmaterial aktualisieren und erstellen
  • Auskünfte einholen (Internet-Recherche)
  • Unterstützung bei der Erstellung von Vertragsunterlagen für Kunden
  • Firmeninterne Datenbank entsprechend aktualisieren
  • Weitere administrative Tätigkeiten und Projektaufgaben übernehmen
  • Teamdynamik unterstützen und vorantreiben

Work Experience

  • 2 - 5 years

Education

  • Vocational certification

Languages

  • German – Business Fluent
  • English – Business Fluent

Tools & Technologies

  • MS Office
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