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QUQUIBIQ Gruppe

Office-Manager(m/w/x)

Berlin
from 37,000 / year
Part-timeTemporary contractWith Home OfficeExperienced
AI/ML
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Disponieren von Büromaterial und Mitarbeiterausstattung, Bearbeitung von Post und Telefonzentrale bei Dienstleister für digital vernetzte Lösungen. Gute Kenntnisse kaufmännischer Prozesse erforderlich. 50€ Essensgutschein und 10 Tage Weiterbildungsbudget jährlich.

Requirements

  • Sicherer Umgang mit MS Office Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
  • Sehr gute Internet- und Suchmaschinenkenntnisse
  • Freude an Administration und Büroorganisation
  • Organisationstalent, Entscheidungsfreude, selbstständige Arbeitsweise, Lernfähigkeit
  • Gute Kenntnisse kaufmännischer Prozesse
  • Korrespondenz und Telefon-/Email-Betreuung (Deutsch)
  • Lösungsorientierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Selbstorganisation, hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, Humor
  • Offenheit für spontane Aufgaben und Herausforderungen

Tasks

  • Büromaterialien disponieren
  • Mitarbeiter:innenausstattung disponieren
  • Ein- und ausgehende Post bearbeiten
  • E-Mailkorrespondenz bearbeiten
  • Firmen- und Mitarbeiter:innendokumente archivieren
  • Anrufe der Telefonzentrale entgegennehmen
  • Stammdaten von Mitarbeiter:innen, Kund:innen und Lieferant:innen pflegen
  • Mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten
  • Reibungslose Kommunikation gewährleisten
  • Die Buchhaltung vorbereiten
  • Zahlungen an Lieferant:innen und Dienstleister:innen vornehmen
  • Erfassung von Tätigkeiten unterstützen
  • Korrektheit von Tätigkeitserfassungen prüfen
  • Kontakt zu Anbieter:innen aufnehmen
  • Büromaterialbestand sicherstellen
  • Wartung von Arbeitsmaterialien sicherstellen
  • Organisations- und Arbeitsprozesse optimieren
  • Werbematerialien für Kund:innen beschaffen
  • Wohlbefinden von Mitarbeiter:innen fördern
  • Weiterbildungsangebote für Mitarbeiter:innen verwalten
  • Aufmerksamkeiten zu Anlässen beschaffen
  • Teamevents, Meetings und Geschäftsreisen organisieren
  • Interne Präsentationen vorbereiten
  • Regelmäßige Umfragen erstellen
  • Erstellte Umfragen auswerten
  • Mitarbeiter:innen-Recruiting-Prozess optimieren

Work Experience

  • approx. 1 - 4 years

Education

  • Compulsory education

Languages

  • German – Business Fluent

Tools & Technologies

  • Outlook
  • Excel
  • Word
  • PowerPoint

Benefits

Additional Allowances

  • 50 € Essensgutschein pro Monat
  • 10 Tage Weiterbildungsbudget pro Jahr
  • Ausgleich für Überstunden

Snacks & Drinks

  • Getränke und Obst for free
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