Teamassistenz Verwaltung und Office Management(m/w/x)

Description

In dieser Rolle hältst du dem Team den Rücken frei, indem du die Büroorganisation und Korrespondenz souverän meisterst. Du koordinierst Termine, Reisen sowie den Postlauf und sorgst für Struktur.

Requirements

• •Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement, Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellter, Fremdsprachenkorrespondent oder vergleichbar
• •Fundierte Microsoft Office Kenntnisse
• •Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• •Sehr gute Französischkenntnisse und idealerweise Arabisch / Tamazight
• •Konstruktive und kooperative Teamarbeit
• •Klare, adressatengerechte und verbindliche Kommunikation
• •Selbstständige, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise

Tasks

• •Sämtliche Schreibarbeiten zuverlässig und fristgerecht erledigen
• •Berichte, Korrespondenz und Tabellen nach Vorlage erstellen
• •Fließtexte in englischer Sprache verfassen
• •Anschreiben und interne Mitteilungen unterschriftsreif formulieren
• •Schriftstücke und Formulare bedarfsgerecht aktualisieren
• •Postdurchlauf sowie Termine überwachen und sicherstellen
• •Eingangspost sichten, ergänzen und priorisiert verteilen
• •Ausgangspost auf Richtigkeit prüfen und versandfertig machen
• •Termine nach Vorgaben koordinieren und nachhalten
• •Interne sowie externe Kontakte knüpfen und pflegen
• •Telefongespräche annehmen, weiterleiten und Informationen beschaffen
• •Besucher:innen empfangen und während des Aufenthalts betreuen
• •Allgemeine Verwaltungsaufgaben im Büroalltag übernehmen
• •Fachbezogene Sachbearbeitung organisatorisch unterstützen
• •Listen, Karteien und Daten zur Zeiterfassung führen
• •Statistiken, Schaubilder und Diagramme zusammenstellen
• •Büroablage systematisch organisieren und pflegen
• •Büromaterial eigenständig verwalten und bestellen
• •Dienstreisen inklusive Visabeschaffung organisieren und abrechnen
• •Auftrags-Task-Forces einrichten und Umzüge organisieren

Tools & Technologies

Benefits