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INInvestmentpunk Academy GmbH

Executive Assistant(m/w/x)

Wien
from 3,500 / month
Full-timeWith Home OfficeSenior
AI/ML
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Operative Unterstützung der Geschäftsführung für Online-Plattform und VIP-Events; Koordination von Assistenz-Mitarbeitern und Finance-Controlling. Ausgeprägtes Zahlenverständnis und strukturiertes Arbeiten erforderlich. Internationale Reisetätigkeit.

Requirements

  • Sehr genaues, verlässliches und strukturiertes Arbeiten
  • Ausgeprägtes Zahlenverständnis
  • Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
  • Hands-on-Mentalität
  • Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten
  • Grundkenntnisse im Immobilien- und/oder Rechtsbereich von Vorteil
  • Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder vergleichbar
  • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
  • Sicherer Umgang mit Zahlen, Reports und Controlling-Themen
  • Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
  • Sicherer Umgang mit MS Office / gängigen digitalen Tools

Tasks

  • Eigenverantwortlich die Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft unterstützen
  • Assistenz-Mitarbeiter:innen und Backoffice koordinieren und fachlich leiten
  • Finance-Controlling durchführen, einschließlich Zahlenaufbereitung und Auswertungen
  • Selbstständig Termine und Kalender verwalten sowie Reisen planen
  • Persönliche und geschäftliche Agenden organisieren und koordinieren
  • Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Teams und externen Partner:innen sein
  • Meetings, Vorträge und Veranstaltungen planen, vorbereiten und nachbereiten
  • Im Projektmanagement unterstützen sowie bei Sonder- und Ad-hoc-Themen helfen
  • Aktiv KI-Tools für Recherche, Textaufbereitung, Präsentationen, Analysen und Prozessoptimierung einsetzen
  • Interne Abläufe durch den sinnvollen Einsatz von KI und digitalen Tools weiterentwickeln
  • Operative Kleinigkeiten erledigen, wenn es notwendig ist

Work Experience

  • approx. 4 - 6 years

Education

  • Vocational certificationOR
  • Bachelor's degreeOR
  • Master's degree

Languages

  • German – Business Fluent
  • English – Basic

Tools & Technologies

  • MS Office

Benefits

Purpose-Driven Work

  • Verantwortungsvolle Schlüsselposition
  • Gestaltungsspielraum

Informal Culture

  • Junges und motiviertes Arbeitsklima

Flexible Working

  • Flexibles und leistungsorientiertes Arbeiten
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