ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH
Empfangsmitarbeiterin (m/w/x)
Vollzeitnur vor OrtBerufserfahren
Offenbach am Main
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Dein persönlicher KI-Karriere-Agent
DODow Jones
Workplace Administrator / Receptionist (m/w/x)
VollzeitVor OrtBerufserfahren
Nejo KI-Zusammenfassung
Greeting visitors and managing office operations for a global news and business information provider. SAP invoice processing and senior stakeholder support required. 401(k) plan, paid time off, and comprehensive insurance.
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Anforderungen
- 3-5 years in office administrator, receptionist, team assistant, or similar role
- Processing invoices and purchase orders in SAP
- Supporting senior stakeholders or executives
- Diary and meeting coordination
- Working in a busy office-based environment
- Strong organizational skills
- Attention to detail
- Professional and approachable manner
- Excellent interpersonal skills
- Managing multiple priorities
- Responding quickly to office needs
- Good written communication skills
- Good verbal communication skills
- Working independently
- Taking ownership of office operations
- Proficiency in Microsoft Office applications
- Proficiency in Google Suite products
- Reliability
- Proactive approach
- Service-oriented approach
- Ability to maintain confidentiality
- Sound judgement
- Fluency in German
- Fluency in English
- Experience in international corporate environment
- Experience in newsroom environment
Aufgaben
- Act as the first point of contact for visitors, contractors, and deliveries
- Manage reception duties and present a professional, welcoming front-of-house presence
- Answer and direct calls, emails, and general office enquiries
- Ensure meeting rooms, common areas, and reception spaces are presentable
- Keep the office stocked, organised, and tidy
- Coordinate office repairs, maintenance, and building access requests
- Support office health, safety, and workplace compliance
- Provide day-to-day administrative support to the Bureau Chief
- Manage calendars, room bookings, desk bookings, and visitor arrangements
- Assist with travel bookings and related logistics
- Prepare documents, presentations, correspondence, and meeting materials
- Maintain filing systems, contact lists, and administrative records
- Support internal events, team meetings, and office activities
- Process invoices and purchase orders in SAP accurately and on time
- Track purchase orders, invoice status, coding, approvals, and payment follow-up
- Liaise with internal finance and procurement teams to resolve queries
- Assist with vendor administration and supplier set-up
- Provide back-up assistance to the GRE & WE Lease Admin team
Berufserfahrung
3 - 5 Jahre
Ausbildung
Matura
Sprachen
Deutsch – fließend
Englisch – fließend
Tools & Technologien
SAPMicrosoft OfficeGoogle Suite
Benefits
Gesundheits- & Fitnessangebote
- Comprehensive Healthcare Plans
- Comprehensive Insurance Plans
- Lifestyle programs
- Wellness Resources
Mehr Urlaubstage
- Paid Time Off
Betriebliche Altersvorsorge
- Retirement Plans
Weiterbildungsangebote
- Education Benefits
Familienfreundlichkeit
- Family Care Benefits
- Caregiving Support
Parkplatz & Pendelvorteile
- Commuter Transit Program
Mitarbeiterrabatte
- Subscription Discounts
Boni & Prämien
- Employee Referral Program
Von Nejo automatisch aufbereitet
Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens Dow Jones erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.
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DO
MediaFrankfurt am Main
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