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Teamassistenz(m/w/x)
Vollzeitnur vor OrtBerufserfahren
Düsseldorf
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Dein persönlicher KI-Karriere-Agent
KRKreisstadt Mettmann
Teamassistenz im Büro des Bürgermeisters(m/w/x)
Mettmann
VollzeitVor OrtBerufserfahren
Nejo KI-Zusammenfassung
Koordination und Vorbereitung von Terminen und Veranstaltungen für den Bürgermeister einer Stadtverwaltung mit über 700 Mitarbeitenden. Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar erforderlich. 30 Tage Jahresurlaub, Jahressonderzahlung.
Anforderungen
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Verwaltungslehrgang I (Verwaltungswirt/in), Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement im öffentlichen Dienst oder gleichwertiger dreijähriger kaufmännischer/verwaltender Ausbildungsberuf
- Erfahrung in Assistenz, Office-Management oder Sekretariat, idealerweise in öffentlicher Verwaltung
- Affinität für digitale Prozesse und Freude an Gestaltung der Verwaltung der Zukunft
- Wünschenswert: Erfahrung mit Verwaltungsvorschriften/Dienstanweisungen, Kenntnisse im Gemeinde-/Orts-/Haushaltsrecht, Kenntnisse/Bereitschaft zum Erwerb von Kenntnissen über verwaltungsinterne Abläufe, Regularien und das politische System der BRD
- Hohe Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung auch in herausfordernden Situationen
- Empathie, Flexibilität, Diskretion und strukturierte Arbeitsweise
- Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität
- Vertiefte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) und gängigen CRM-/CM-Systemen
Aufgaben
- Interne und externe Termine koordinieren, vorbereiten und nachbereiten
- Veranstaltungen planen und umsetzen
- Bürgermeister-Sprechstunde planen und umsetzen
- Mit Fachabteilungen, externen Partner:innen und politischen Gremien abstimmen und zusammenarbeiten
- Fristen vorausschauend managen
- Erste Anlaufstelle für Bürger:innen, Unternehmen, Institutionen und Verwaltungspartner sein
- Anfragen bearbeiten, filtern und an zuständige Stellen koordinieren
- Korrespondenz in Wort und Schrift gestalten und umsetzen
- Grußworte, Ehrungen und offizielle Schreiben vorbereiten
- Post- und E-Mail-Verkehr verwalten
- CRM-System pflegen und weiterentwickeln
- Dokumente, Berichte und Präsentationen aufbereiten
- Büromaterial beschaffen und verwalten
- Budgetverwaltung des Büros unterstützen
- Rats- und Ausschusssitzungen unterstützen
- Unterlagen für Sitzungen zusammenstellen und aufbereiten
- Vor- und Nachbereitung politischer Entscheidungsprozesse unterstützen
- Sitzungen protokollieren und dokumentieren
- Krank- und Urlaubsmeldungen sowie Jubiläums- und Geburtstagslisten erstellen und führen
- Interne Unterlagen und Daten strukturiert ablegen und verwalten
- Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen unterstützen
Berufserfahrung
- ca. 1 - 4 Jahre
Ausbildung
- Abgeschlossene Berufsausbildung
Sprachen
- Deutsch – verhandlungssicher
Tools & Technologien
- MS Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
- CRM-Systemen
- CM-Systemen
Benefits
Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebsrente zur Altersversorgung
Attraktive Vergütung
- Jahressonderzahlung
- Leistungsentgelt
Sonstige Zulagen
- Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
Mehr Urlaubstage
- 30 Tage Jahresurlaub
- Arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
Sicherer Arbeitsplatz
- Attraktiver, sicherer und moderner Arbeitsplatz
Flexibles Arbeiten
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung
Weiterbildungsangebote
- Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
Familienfreundlichkeit
- Unterstützungsleistungen in jeder Lebensphase
Mitarbeiterrabatte
- Angebote für Mitarbeitende mit Sonderkonditionen
Gesundheits- & Fitnessangebote
- Sportangebote
Firmenfahrrad
- Jobrad-Leasing
Die Originalanzeige dieses Stellenangebotes in der aktuellsten Version findest du hier. Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens Kreisstadt Mettmann erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.
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Über das Unternehmen
Kreisstadt Mettmann
Branche
Government
Beschreibung
Die Kreisstadt Mettmann bietet attraktive, anspruchsvolle und zukunftssichere Arbeitsplätze in verschiedenen Berufsfeldern.
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