Beschreibung

In dieser Rolle bist du das Herzstück des Büros: Du organisierst den Büroalltag, bist der erste Ansprechpartner für Gäste und unterstützt das Team bei der Planung von Meetings sowie der Erstellung wichtiger Dokumente.

Anforderungen

• •Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• •Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz oder im Office Management, idealerweise auf Geschäftsleitungs- oder Vorstandsebene
• •Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, Diskretion und professionelles Auftreten
• •Ausgeprägte Service- und Kommunikationskompetenz in Wort und Schrift
• •Freude an aktiver Präsenz im Büro und am persönlichen Austausch
• •Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
• •Hohes Maß an Eigeninitiative, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• •Strukturierte, selbständige Arbeitsweise und Freude an dynamischem Arbeitsumfeld
• •Schnelle Auffassungsgabe und Organisationsgeschick
• •Kenntnisse der Bau- oder Holzbranche oder Anwaltskanzlei sind von Vorteil

Aufgaben

• •Büromaterialien bestellen
• •Post bearbeiten
• •Büroalltag organisieren und koordinieren
• •Erster Ansprechpartner für externe und interne Gäste sein
• •Telefonzentrale und E-Mail-Korrespondenz beantworten
• •Meetings und Veranstaltungen organisieren sowie vorbereiten
• •Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen erstellen
• •Termin-, Reise- und Besprechungsorganisation unterstützen
• •Fachabteilungen im administrativen Tagesgeschäft unterstützen
• •Stammdaten, Ablagen und Dokumentationen pflegen
• •Korrespondenz der Geschäftsführung führen
• •Termine, Meetings und Reisen für Vorstand und Aufsichtsrat koordinieren
• •Vertrauliche Korrespondenz im Vorstandsbüro bearbeiten
• •Präsentationen für Banken und Geschäftspartner erstellen
• •Dauerakte der Gesellschaft verwalten
• •Besprechungen vorbereiten und nachbereiten sowie Protokolle führen

Tools & Technologien

Benefits