Beschreibung

In dieser Rolle unterstützt du die Geschäftsführung durch enge Zusammenarbeit im Tagesgeschäft, kümmerst dich um die Organisation von Unterlagen und die Buchhaltung und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büro. Dein Alltag umfasst die Kommunikation mit verschiedenen Partner:innen sowie die effiziente Nutzung von Tools, um Prozesse zu optimieren.

Anforderungen

• •Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit und Ordnung
• •Mehrjährige Erfahrung in vergleichbarer Rolle
• •Deutsch auf Muttersprachniveau
• •Hohe Zuverlässigkeit
• •Proaktive Zielverwirklichung
• •Starke Struktur und Organisation
• •Hohe digitale Affinität
• •Klare Kommunikation und respektvoller Umgang

Aufgaben

• •Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• •Termine vorbereiten und Unterlagen zusammenstellen
• •Protokolle und To-Dos dokumentieren
• •Offene Themen nachhalten bei Team, Dienstleistern und Kund:innen
• •Unterstützung bei Rechnungsstellung und Buchhaltung
• •Eingehende Rechnungen prüfen und Zahlungen vorbereiten
• •Fristen im Blick behalten
• •Pflege von Übersichten, einfachen Reports und KPIs
• •Vorbereitung von Finance-Meetings und Aktualisierung von Listen
• •Organisation von Unterlagen, Verträgen und Dokumenten
• •Office Management und Bestellung von Material
• •Koordination von Dienstleistern und Überblick über Abos
• •Posteingang und -ausgang verantworten und ablegen
• •Unterstützung bei der Reiseplanung
• •Professioneller Schriftverkehr auf perfektem Deutsch führen
• •Eingehende E-Mails filtern und priorisieren
• •Antworten für die Geschäftsführung vorbereiten oder selbstständig beantworten
• •Deadlines und offene Punkte im Blick behalten
• •Schnelles Einarbeiten in neue Tools und effiziente Nutzung
• •Strukturen in Drive und anderen Systemen sauber halten
• •Einfache, pragmatische Lösungen bei Chaos vorschlagen

Benefits