Dein Alltag besteht darin, den Vorstand aktiv im Tagesgeschäft zu unterstützen. Du koordinierst Termine, planst Reisen und organisierst Besprechungen, während du auch für die Betreuung von Gästen sorgst.
Anforderungen
- •Kaufmännische Berufsausbildung
- •Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich
- •Strukturierte und konzeptionelle Arbeitsweise
- •Sicherer Umgang mit MS Office
- •Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1)
- •Starke Kommunikationsfähigkeit
- •Sicheres Auftreten gegenüber Geschäftspartnern
- •Organisationstalent und serviceorientiert
- •Flexibilität und hohe Belastbarkeit
- •Soziale Kompetenz
- •Hohe Loyalität und Diskretion
- •Authentizität
- •Identifikation mit den Werten der ÖKOWORLD
Deine Aufgaben
- •Vorstand im operativen Tagesgeschäft unterstützen
- •Sekretariat und Office-Management leiten
- •Protokolle erstellen und führen
- •Termine koordinieren und überwachen
- •Reisen im In- und Ausland planen
- •Reisekosten abrechnen
- •Besprechungen organisieren und nachbereiten
- •Schriftliche und telefonische Korrespondenz durchführen
- •Informationen einholen und nachhalten
- •Gäste empfangen und betreuen
Deine Vorteile
Nachhaltiges Unternehmen
Klein, motiviertes Team
Positives Arbeitsumfeld
Abwechslungsreiche Tätigkeiten
Flache Hierarchien
Attraktives Gehalt und Benefits
Weiterbildungsmöglichkeiten
Gestaltungsspielraum
Original Beschreibung
## Mitarbeiter Vorstandssekretariat (m/w/d) Vollzeit (40 Stunden)
###### Permanent employee, Full-time ·Hilden
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##### Ihre Aufgaben
* Eigenständige und aktive Unterstützung des Vorstands im operativen Tagesgeschäft
* Führung des Sekretariats und des Office-Managements im Team mit der weiteren Vorstandsassistenz
* Erstellung und Führung von Protokollen
* Terminkoordination und Terminüberwachung
* Planung und Organisation von Reisen im In- und Ausland einschließlich deren Abrechnung
* Organisation sowie Vor- und Nachbearbeitung von Besprechungen, sowie
* Schriftliche und telefonische Korrespondenz
* Einholung von Auskünften und Informationen sowie aktives Nachhalten von Informationsrückläufen
* Empfang und Betreuung von Gästen
##### Ihr Profil
* kaufmännische Berufsausbildung (ggf. Zusatzqualifikation als Office-Manager/in)
* Mehrjährige Berufserfahrung im gehobenen Assistenz-/Sekretariatsbereich
* Selbstständige, strukturierte und konzeptionelle Arbeitsweise
* Sicherer Umgang mit den MS Office-Produkten (Word, Excel, Powerpoint)
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1 Niveau), da die Position eine präzise Kommunikation, sowie das Verfassen von Dokumenten in deutscher Sprache umfasst
* Starke Kommunikationsfähigkeit
* Sicheres Auftreten und eloquenter Umgang mit Geschäftspartnern
* Organisationstalent, serviceorientiert und einen Blick für das Wesentliche
* Flexibilität, hohe Belastbarkeit und Teamfähigkeit
* Soziale Kompetenz
* Hohe Loyalität und absolute Diskretion
* Authentizität
* Identifikation mit den Werten der ÖKOWORLD
##### Warum wir?
* Arbeiten in einem Unternehmen, das sich mit Nachhaltigkeit und Verantwortung beschäftigt
* Mitarbeit in einem kleinen, motivierten und dynamischen Team
* Angenehmes Arbeitsumfeld in einer positiven, wertschätzenden Atmosphäre
* Interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten
* Flache Hierarchien und schnelle Kommunikationswege
* Ein attraktives Gehalt, eine Betriebsrente im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung, eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Krankenversicherung sowie weitere Mitarbeiterbenefits (wie z.B. Jobrad, Edenred)
* Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten
* Gestaltungsspielraum und Platz für eigene Initiative und Ideen