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STStadtverwaltung Tecklenburg

Mitarbeiter:in im Vorzimmer des Bürgermeisters und des allgemeinen Vertreters(m/w/x)

Tecklenburg
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Sicherstellung des reibungslosen Tagesablaufs und Koordination von Terminen für Bürgermeister:in und Vertreter:in. Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r oder vergleichbar erforderlich. Jahressonderzahlung und betriebliche Altersversorgung.

Requirements

  • Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter, Verwaltungslehrgang I oder vergleichbare Ausbildung
  • Berufserfahrung im Sekretariat/Assistenz, vorzugsweise öffentliche Verwaltung
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
  • Selbständige Arbeitsweise
  • Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse im MS-Office-Paket
  • Sicheres Auftreten
  • Zuvorkommender Umgang mit Gästen und Besuchern

Tasks

  • Reibungslosen Tagesablauf im Vorzimmer sicherstellen
  • Als zentrale Schnittstelle für Bürgermeister:in, Vertreter:in, Fachbereiche, Politik, Bürger:innen und Besuchende fungieren
  • Termine des Bürgermeisters:in koordinieren und organisieren
  • Termine priorisieren
  • Wiedervorlagen managen
  • Terminplanung inklusive Bewirtung durchführen
  • Sitzungseinladungen erstellen
  • Sitzungsunterlagen vorbereiten und zusammenstellen
  • Ratsinformationssystem betreuen
  • Posteingang, Postausgang und Postverteilung für die Verwaltung bearbeiten
  • Digitale Postfächer (Beschwerdemanagement, Infomail) betreuen
  • E-Mails an zuständige Fachbereiche weiterleiten
  • Büromaterial beschaffen
  • Jubiläen und Veranstaltungen vorbereiten
  • Protokoll bei Sitzungen führen
  • Städtische Website und Social-Media-Kanäle betreuen
  • Pressemitteilungen verfassen

Work Experience

  • approx. 1 - 4 years

Education

  • Vocational certification

Languages

  • German – Business Fluent

Tools & Technologies

  • MS-Office-Paket

Benefits

Competitive Pay

  • Jahressonderzahlung

Retirement Plans

  • Betriebliche Altersversorgung

Other Benefits

  • Entgeltumwandlung

Diverse Work

  • Vielseitiges Aufgabengebiet

Learning & Development

  • Bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten

Healthcare & Fitness

  • Firmenfitness „Hansefit“

Company Bike

  • Jobbike
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