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LILIWEST

Assistenz der Geschäftsführung(m/w/x)

Linz
Part-timeOn-siteExperienced
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Erstellung und Pflege von Betriebsvereinbarungen und Organisationsrichtlinien für Marktführer am oberösterreichischen Kabelmarkt. Mehrjährige Berufserfahrung im gehobenen Assistenzbereich erforderlich. Strukturierte, genaue und eigenständige Arbeitsweise.

Requirements

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW oder vergleichbar)
  • Mehrjährige Berufserfahrung im gehobenen Assistenzbereich, idealerweise im Geschäftsführungsumfeld
  • Sehr gute MS Office Kenntnisse, sicherer Umgang mit digitalen Tools
  • Einwandfreie Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Strukturierte, genaue und eigenständige Arbeitsweise
  • Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
  • Professionelles, serviceorientiertes Auftreten und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Erfahrung in Erstellung/Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
  • Grundkenntnisse in Buchhaltung, Budgetplanung oder Kostenstellenverwaltung
  • Affinität zu Prozessoptimierung im Officebereich
  • Erfahrung mit internen Richtlinien, Betriebsvereinbarungen oder organisatorischen Dokumentationen

Tasks

  • Dokumente für die Geschäftsführung verwalten
  • Unterlagen aktuell und strukturiert bereithalten
  • Betriebsvereinbarungen erstellen und warten
  • Organisationsrichtlinien erstellen und warten
  • Präsentationen erstellen und warten
  • Unterlagen für Generalversammlungen erstellen und warten
  • Unterlagen für Termine der Geschäftsführung erstellen und warten
  • Termine mit internen und externen Partner:innen koordinieren
  • Besprechungen und Videokonferenzen organisieren
  • Gäste empfangen und Catering organisieren
  • Zuständigkeiten bei externen Anfragen klären
  • Wichtige Geschäftskontakte pflegen
  • Delegierte Aufgaben der Geschäftsführung im Blick behalten
  • Besprechungsräume vorbereiten und kontrollieren
  • Budgetplanungen der eigenen Kostenstelle unterstützen
  • Bestellanforderungen erstellen
  • Kreditkartenabrechnungen prüfen und kontrollieren
  • Fahrtenbücher prüfen und kontrollieren
  • Bestandslisten prüfen und kontrollieren
  • Abrechnungen der Arbeitsmediziner:innen prüfen und kontrollieren
  • Laufende Officetätigkeiten unterstützen
  • Interne Services betreuen
  • Administrative Abläufe organisieren
  • Bestellungen organisieren
  • Dokumentationen organisieren
  • Aufgaben in Datenschutz und Informationssicherheit übernehmen
  • Ansprechperson für Fachexpert:innen im Team sein

Work Experience

  • approx. 1 - 4 years

Education

  • Vocational certification

Languages

  • German – Native
  • English – Basic

Tools & Technologies

  • MS Office
  • digitale Tools
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