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BEBezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg von Berlin

Sekretariat der Amtsleitung im Amt für Soziales(m/w/x)

Berlin
from 3,186 - 3,863 / month
Full-time, Part-timeWith Home OfficeSenior
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Posteingang und E-Mail-Postfach bearbeiten, Terminkalender führen und Sitzungsprotokolle für das Amt für Soziales erstellen. Organisations- und Verwaltungskompetenz erforderlich. Flexible Arbeitsmodelle und Gesundheitsmanagement.

Requirements

  • PC-Kenntnisse
  • Büroaffinität
  • Organisations- und Verwaltungskompetenz
  • Gepflegtes und selbstbewusstes Auftreten
  • Freude an Klientenkommunikation (auch telefonisch)
  • Loyalität und Verschwiegenheit
  • Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Verwaltungslehrgang I oder vergleichbar
  • Berufserfahrung in Sekretariatsaufgaben (erforderlich)
  • Berufserfahrung im Vor-/Geschäftszimmer oder Anmeldung (wünschenswert)

Tasks

  • Organisatorische Angelegenheiten wahrnehmen
  • Posteingang und E-Mail-Postfach sichten und bearbeiten
  • Terminkalender führen, Termine koordinieren und kontrollieren
  • Sitzungsunterlagen zusammenstellen und Sitzungen vorbereiten und nachbereiten
  • Sitzungsprotokolle führen
  • Bearbeitung von Stellungnahmen und Anfragen für politische Gremien koordinieren
  • Fristeneinhaltung überwachen
  • Dokumentation und Ablage durchführen
  • Beschwerdemanagement und Öffentlichkeitsarbeit übernehmen
  • Bearbeitungsprozess von Beschwerden koordinieren, dokumentieren und überwachen
  • Beschwerden aufnehmen und Eingangsbestätigungen erstellen
  • Beschwerden an zuständige Fachbereiche weiterleiten
  • Fristen setzen und Fristen überwachen
  • Antwortschreiben der Amtsleitung erstellen oder korrigieren
  • Einfache Fälle grundsätzlicher Bedeutung eigenständig beantworten
  • Telefonische Auskunft zu allgemeinen Fragen des Amtes erteilen
  • Darstellung des Amtes für Soziales im Internet/Intranet überprüfen
  • Änderungen im Internet/Intranet einpflegen

Work Experience

  • approx. 4 - 6 years

Education

  • Vocational certification

Languages

  • German – Business Fluent

Tools & Technologies

  • PC

Benefits

Parking & Commuter Benefits

  • Gute Verkehrsanbindung

Healthcare & Fitness

  • Gesundheitsmanagement
  • Sportangebote

Family Support

  • Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Flexible Working

  • Flexible Arbeitsmodelle
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