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Teamassistenz(m/w/x)
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KRKreisstadt Mettmann
Teamassistenz im Büro des Bürgermeisters(m/w/x)
Mettmann
Full-timeOn-siteExperienced
Nejo AI Summary
Koordination und Vorbereitung von Terminen und Veranstaltungen für den Bürgermeister einer Stadtverwaltung mit über 700 Mitarbeitenden. Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar erforderlich. 30 Tage Jahresurlaub, Jahressonderzahlung.
Requirements
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Verwaltungslehrgang I (Verwaltungswirt/in), Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement im öffentlichen Dienst oder gleichwertiger dreijähriger kaufmännischer/verwaltender Ausbildungsberuf
- Erfahrung in Assistenz, Office-Management oder Sekretariat, idealerweise in öffentlicher Verwaltung
- Affinität für digitale Prozesse und Freude an Gestaltung der Verwaltung der Zukunft
- Wünschenswert: Erfahrung mit Verwaltungsvorschriften/Dienstanweisungen, Kenntnisse im Gemeinde-/Orts-/Haushaltsrecht, Kenntnisse/Bereitschaft zum Erwerb von Kenntnissen über verwaltungsinterne Abläufe, Regularien und das politische System der BRD
- Hohe Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung auch in herausfordernden Situationen
- Empathie, Flexibilität, Diskretion und strukturierte Arbeitsweise
- Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität
- Vertiefte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) und gängigen CRM-/CM-Systemen
Tasks
- Interne und externe Termine koordinieren, vorbereiten und nachbereiten
- Veranstaltungen planen und umsetzen
- Bürgermeister-Sprechstunde planen und umsetzen
- Mit Fachabteilungen, externen Partner:innen und politischen Gremien abstimmen und zusammenarbeiten
- Fristen vorausschauend managen
- Erste Anlaufstelle für Bürger:innen, Unternehmen, Institutionen und Verwaltungspartner sein
- Anfragen bearbeiten, filtern und an zuständige Stellen koordinieren
- Korrespondenz in Wort und Schrift gestalten und umsetzen
- Grußworte, Ehrungen und offizielle Schreiben vorbereiten
- Post- und E-Mail-Verkehr verwalten
- CRM-System pflegen und weiterentwickeln
- Dokumente, Berichte und Präsentationen aufbereiten
- Büromaterial beschaffen und verwalten
- Budgetverwaltung des Büros unterstützen
- Rats- und Ausschusssitzungen unterstützen
- Unterlagen für Sitzungen zusammenstellen und aufbereiten
- Vor- und Nachbereitung politischer Entscheidungsprozesse unterstützen
- Sitzungen protokollieren und dokumentieren
- Krank- und Urlaubsmeldungen sowie Jubiläums- und Geburtstagslisten erstellen und führen
- Interne Unterlagen und Daten strukturiert ablegen und verwalten
- Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen unterstützen
Work Experience
- approx. 1 - 4 years
Education
- Vocational certification
Languages
- German – Business Fluent
Tools & Technologies
- MS Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
- CRM-Systemen
- CM-Systemen
Benefits
Retirement Plans
- Betriebsrente zur Altersversorgung
Competitive Pay
- Jahressonderzahlung
- Leistungsentgelt
Additional Allowances
- Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
More Vacation Days
- 30 Tage Jahresurlaub
- Arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
Job Security
- Attraktiver, sicherer und moderner Arbeitsplatz
Flexible Working
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung
Learning & Development
- Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
Family Support
- Unterstützungsleistungen in jeder Lebensphase
Corporate Discounts
- Angebote für Mitarbeitende mit Sonderkonditionen
Healthcare & Fitness
- Sportangebote
Company Bike
- Jobrad-Leasing
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Full-timeOn-siteExperiencedRatingen - Goldmantax
Teamassistent:in / Projektassistent:in im Backoffice(m/w/x)
Full-timeOn-siteExperiencedDüsseldorffrom 42,000 - 45,600 / year - Stadt Ratingen
Kanzleidienst des Verwaltungsvorstandes(m/w/x)
Full-time/Part-timeOn-siteNot specifiedRatingen - C. Gielisch GmbH
TeamassistentIn(m/w/x)
Full-timeOn-siteExperiencedBerlin, Hamburg, Köln, Frankfurt am Main, Leipzig, Düsseldorf, Hannover, Bremen, Münster, Fürth
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Kreisstadt Mettmann
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Government
Description
Die Kreisstadt Mettmann bietet attraktive, anspruchsvolle und zukunftssichere Arbeitsplätze in verschiedenen Berufsfeldern.
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Teamassistent:in / Projektassistent:in im Backoffice(m/w/x)
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Kanzleidienst des Verwaltungsvorstandes(m/w/x)
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