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Your personal AI career agent

STStadt Freiburg im Breisgau

10d ago

Mitarbeiter:in Zentrale Dienste im Rathaus im Stühlinger - fachliche Clusterleitung(m/w/x)

Freiburg im Breisgau

Full-time, Part-timeOn-siteExperienced

Nejo AI Summary

Fachliche Leitung der Akten- und Postbearbeitung im Rathaus. Abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung erforderlich. JobTicket-Zuschuss und Hansefit-Mitgliedschaft.

Requirements

Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, vergleichbare Verwaltungsausbildung oder Angestelltenprüfung I
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste, Justiz-, Rechtsanwalts-, Sozialversicherungs- oder Steuerfachangestellte*r
Berufserfahrung
Verwaltungserfahrung (idealerweise)
Kenntnisse im Registraturbereich (idealerweise)
EDV-Kenntnisse (Standardprogramme, Internet, E-Mail)
Zuverlässigkeit
Terminsicherheit
Serviceorientierung
Offenheit für Neues
Freundlichkeit
Team- und Kontaktfähigkeit

Tasks

Kolleg:innen fachlich anleiten und unterstützen
Klärungsbedürftige Sachverhalte bei Aktenverwaltung entscheiden
Klärungsbedürftige Sachverhalte bei Posteingangssortierung entscheiden
Klärungsbedürftige Sachverhalte bei Scan-Postbearbeitung entscheiden
Aktenpläne selbstständig fortführen
Qualitätssicherung bei Aktenverwaltung sicherstellen
Laufende operative Themen vertreten
Post für zugewiesene Ämter öffnen
Post sortieren
Unklare Posteingänge bearbeiten
Irrläufer bearbeiten
Post an Mitarbeitende verteilen
Papier und Büroartikel auf Etagen bereitstellen
Schriftgut für Scan-Prozess vorbereiten
Eingangspost scannen
Rechnungen scannen
Papierakten bearbeiten
Schriftgut zuordnen
Aktenanforderungen bearbeiten
Aktenrückgaben bearbeiten
Aktenverwaltungssoftware (AVS) nutzen
Bestand von Akten im Blick behalten
Aufenthaltsort von Akten im Blick behalten
Zeitpunkt für Aktenaussonderung im Blick behalten

Work Experience

approx. 1 - 4 years

Education

Vocational certification

Languages

German – Business Fluent

Tools & Technologies

Standardprogramme
Internet
E-Mail

Benefits

Public Transport Subsidies

JobTicket/Deutschlandticket Zuschuss

Healthcare & Fitness

Hansefit
Betriebliches Gesundheitsmanagement

Other Benefits

JobRad
Schwerbehindertenvertretung
Beauftragte für Menschen mit Behinderung
Frauenbeauftragte
Seniorenbüro mit Pflegestützpunkt

Mental Health Support

Betrieblicher Sozialdienst
Stelle für Inklusion und Gesundheit

Ergonomic Workplace

Betriebsärzt*innen

Informal Culture

Gender&Diversity-Team

Job Security

Arbeitsschutz

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