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UNUniversal Music

Personal & Team Assistant(m/w/x)

Berlin
VollzeitBefristeter Vertragmit HomeofficeBerufserfahren
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Unterstützung von drei Führungskräften bei der Organisation von Meetings und Dienstreisen für Marktführer im Musikgeschäft. Kaufmännische Ausbildung oder Bachelor-Studium mit mindestens 2 Jahren Assistenz-Erfahrung erforderlich. Konzertkartenbudget und Streaming-Gutscheine.

Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Bachelor-Studium
  • Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Assistenz-, Teamassistenz- oder Office-Management-Umfeld
  • Zusätzliche Erfahrungen im Medien-, Finance- und/oder Legal-Bereich von Vorteil
  • Interesse an Finance- und Legal-Themen
  • Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Themengebiete
  • Praktische Anwendung von Zahlenaffinität (z.B. durch Datenanalysen oder Reportings)
  • Sehr gute Kenntnisse der MS Office-Programme (Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Fähigkeit zur Einarbeitung in unternehmensinterne Systeme
  • Sichere Kommunikation auf Deutsch (mind. C1 Niveau)
  • Sichere Kommunikation auf Englisch (mind. C1 Niveau)
  • Diskretion und Loyalität
  • Zuverlässige Arbeit mit sensiblen Informationen und Vertraulichkeit
  • Vorausschauendes Denken und pragmatische Lösungsfindung
  • Prioritätensetzung mit Blick auf Abhängigkeiten
  • Strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
  • Überblick über Deadlines, Timings und Abläufe
  • Eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • Anpackende Mentalität
  • Flexibilität gegenüber starren Strukturen
  • Kommunikationsfähigkeit und Empathie
  • Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Persönlichkeiten und Kommunikationsstile
  • Ruhige, positive und serviceorientierte Art
  • Schnelles Vertrauensgewinnung bei Kolleg:innen
  • Freude an der Unterstützung des Teams
  • Proaktive Hands-on Mentalität

Aufgaben

  • Drei Führungskräfte im Tagesgeschäft unterstützen
  • Terminmanagement inkl. Kalenderpflege übernehmen
  • Lokale und virtuelle Meetings vor- und nachbereiten
  • Dienstreisen end-to-end planen und organisieren
  • Reisekostenabrechnungen erstellen
  • Reportings erstellen und versenden
  • Bei Präsentationen unterstützen
  • Team-Assistenz und Office-Management-Aufgaben übernehmen
  • Gäste empfangen
  • Postbearbeitung durchführen
  • Verteilerpflege übernehmen
  • Ticketumläufe bearbeiten
  • Büromaterial verwalten
  • Team-Events und Eventorganisation übernehmen
  • Das Finance Team bei operativen Prozessen unterstützen
  • Das Legal Team im Tagesgeschäft unterstützen
  • Vertragsrecherche durchführen
  • Purchase Orders für Anwält:innen und Gutachter:innen erstellen
  • Handelsregisterauszüge beschaffen
  • Dokumente aus dem Außenlager anfordern
  • Handlungsvollmachten erstellen und ablegen
  • Dokumente im Hyp-Archiv pflegen

Berufserfahrung

  • 2 Jahre

Ausbildung

  • Abgeschlossene BerufsausbildungODER
  • Bachelor-Abschluss

Sprachen

  • Deutsch – verhandlungssicher
  • Englisch – verhandlungssicher

Tools & Technologien

  • MS Office
  • Excel
  • Outlook
  • PowerPoint

Benefits

Sonstige Zulagen

  • Konzertkartenbudget

Mitarbeiterrabatte

  • Streaming Gutscheine
  • Rabatte auf Tonträger und Merchandise

Team Events & Ausflüge

  • Interne Veranstaltungen

Flexibles Arbeiten

  • Hybrides Arbeitsmodell

Mehr Urlaubstage

  • 30 Urlaubstage
  • Betriebsschließungstage

Öffi Tickets

  • Vergünstigungen bei der BVG

Firmenfahrrad

  • Job-Rad Leasing

Weiterbildungsangebote

  • Weiterbildungsangebote

Mentoring & Coaching

  • Beratungs- und Coaching-Angebote
Die Originalanzeige dieses Stellenangebotes in der aktuellsten Version findest du hier. Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens Universal Music erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.

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