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ALAleph Alpha

Executive Assistant to the CEO(m/w/x)

Heidelberg
Vollzeit, Teilzeitmit HomeofficeJunior
AI/ML

Coordinating Co-CEO's calendar and international travel for a generative AI development company. Professional German and English proficiency (C1 preferred) required. 30 days vacation, Wellhub fitness, nilo.health support.

Anforderungen

  • Professional working proficiency in German and English (C1 preferred)
  • Prior experience in office coordination, project management or assistant role
  • Reliability, attention to detail, and pride in accurate work
  • Proactive mindset, helpfulness, and independent problem-solving
  • Discretion, integrity, and understanding of confidentiality
  • Comfort with Google Suite and quick learning of new digital tools
  • Adaptability, calmness under changing plans, and task pivoting ability

Aufgaben

  • Manage the Co-CEO's calendar
  • Schedule meetings
  • Prepare Co-CEO for daily appointments
  • Organize domestic and international travel
  • Book flights, hotels, and local transport
  • Prepare clear travel itineraries
  • Collect and prepare meeting materials and presentations
  • Track meeting action items
  • Remind team of upcoming deadlines
  • Manage incoming emails and inquiries
  • Flag urgent matters
  • Organize and submit monthly expense reports
  • Collaborate with the support team
  • Share information with the support team
  • Ensure seamless office coverage
  • Organize incoming emails
  • Prioritize incoming emails

Berufserfahrung

1 - 2 Jahre

Ausbildung

Matura

Sprachen

DeutschverhandlungssicherEnglischverhandlungssicher

Tools & Technologien

Google Suite

Benefits

Flexibles Arbeiten

  • Flexible working hours
  • Hybrid working model

Mehr Urlaubstage

  • 30 days paid vacation

Gesundheits- & Fitnessangebote

  • Wellhub fitness & wellness offerings

Mentale Gesundheitsförderung

  • nilo.health mental health support

Firmenfahrrad

  • JobRad Bike Lease

Betriebliche Altersvorsorge

  • Subsidized company pension plan

Öffi Tickets

  • Subsidized Germany-wide transportation ticket

Moderne Technikausstattung

  • Budget for technical equipment

Attraktive Vergütung

  • Virtual Stock Option Plan
Die Originalanzeige dieses Stellenangebotes in der aktuellsten Version findest du hier. Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens Aleph Alpha erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.
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