juris GmbH
Assistenz Standort Frankfurt am Main(m/w/x)
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Frankfurt am Main
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Nejo KI-Zusammenfassung
Unterstützung des CEO und CRO bei der Organisation strategisch kritischer Meetings und der Pflege von C-Level-Kontakten. Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung erforderlich. Variables Vergütungsprogramm und Budget für Fortbildung.
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Anforderungen
- Präsenz vor Ort 4-5 Tage/Woche
- Kaufmännische Ausbildung, Bachelor oder vergleichbare Erfahrung
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Office-/Workplace-Manager:in oder vergleichbare Support-Rolle
- Erste Erfahrung in reguliertem Umfeld (Bank, Financial Services, Fintech) von Vorteil
- Sehr sicherer Umgang mit Google Workspace und MS Office Suite (Expertenniveau)
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
- Diskretion und Vertrauen im Umgang mit sensiblen Daten
- Anpassungsfähigkeit und Drive bei wechselnden Prioritäten und Deadlines
- Proaktivität und Eigeninitiative zur Antizipation von Bedarfen
- Organisationsstärke, Multitasking und Selbstmanagement mit Liebe zum Detail
- Teamplayer-Mentalität und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
- Sicherer Umgang mit AI-Tools und Bereitschaft zur Weiterentwicklung von AI-Kompetenzen
Aufgaben
- Als Right Hand für CEO und CRO im Tagesgeschäft vorausschauend antizipieren, mitdenken und entlasten
- Souveränen Umgang mit Vorstandsmitgliedern, Aufsichtsrat, Mehrheitsaktionär (SBI Group), Investoren und internationalen C-Level-Kontakten pflegen
- Als Schnittstelle und Sounding Board zwischen Geschäftsleitung, Leadership-Team und externen Partnern agieren
- Absolute Vertraulichkeit im Umgang mit strategischen, finanziellen und personellen Inhalten wahren
- Strategisch kritische Meetings, inklusive Management-Board-Sitzungen und des monatlichen Senior-Leaders-Calls, organisieren, moderieren und dokumentieren
- Agenden erstellen, präzise Protokolle anfertigen und Action-Logs führen
- Beschlüsse nachverfolgen und die zeitgerechte Umsetzung von Follow-ups sicherstellen
- Aufsichtsrats- und Shareholder-Termine in enger Abstimmung mit dem CEO-Büro Berlin vor- und nachbereiten
- Komplexe, dichtgetaktete Kalender für CEO und CRO mit klarem Fokus auf strategische Prioritäten eigenständig managen
- Zeitbudget der Geschäftsleitung proaktiv priorisieren, strukturieren und optimieren
- Internationale Reisen inklusive Flüge, Hotels, Transfers, Visa sowie umsichtige Routenplanung für Mehrtages- und Multi-Stop-Trips planen
- Vorstandspräsentationen, Briefing-Dokumente und Spreadsheets erstellen, formatieren und aktualisieren
- Hintergrundinformationen und Briefings für Vorstands-, Kunden- und Stakeholder-Termine aufbereiten
- Unterstützung bei interner und externer Kommunikation des CEO-Büros leisten
- Zentrale Koordination administrativer Prozesse wie interne Freigaben, Unterschriftenläufe, Spesenabrechnungen und Travel-Approvals im Auftrag der Geschäftsleitung übernehmen
- Vertrauliche Unterlagen, Ablagestrukturen und Dokumentenmanagement für den Vorstandsbereich pflegen
- Hochwertige Events am Standort Frankfurt, wie Vorstands-Offsites, Aufsichtsrats-Sitzungen, Investoren-Termine, Kunden- und Partner-Events, organisieren
- End-to-End-Verantwortung für Locationsuche und Buchung über Catering bis zur Durchführung von Events übernehmen
- Lokale Workshop- und Teamevent-Organisation gemeinsam mit People & Culture durchführen
- Als erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Vorstandsbesuche den Frankfurter Standort repräsentieren
- Ein repräsentatives Erscheinungsbild und ein erstklassiges Arbeitsumfeld sicherstellen
- Als Schnittstelle zum Hauptsitz Berlin und zu People, IT, Finance und Communications agieren
- Als zentrale:r Ansprechpartner:in vor Ort für Vermieter, Handwerker und externe Dienstleister fungieren
- Verwaltung der Zutrittskontrolle, Schreibtisch- und Flächenplanung übernehmen
- Steuerung von Reinigungs-, Catering- und Logistikdienstleistern sowie tägliche Office Operations durchführen
- Bestandsmanagement und Nachbestellung von Büro- und Küchenmaterialien übernehmen
- Einhaltung und Überwachung der Arbeitsschutz- und Sicherheitsstandards im Frankfurter Büro gewährleisten
- Beschaffung und Verteilung von Arbeitsmitteln und IT-Equipment in enger Abstimmung mit der IT durchführen
Berufserfahrung
2 Jahre
Ausbildung
Abgeschlossene BerufsausbildungODER
Bachelor-Abschluss
Sprachen
Deutsch – verhandlungssicher
Englisch – verhandlungssicher
Tools & Technologien
Google WorkspaceMS Office SuiteAI-Tools
Benefits
Boni & Prämien
- Variables Vergütungsprogramm
Sonstige Zulagen
- Budget für Homeoffice
- Budget für Fort- und Weiterbildung
- Monatlicher Essenszuschuss
Sonstige Vorteile
- Transparenter Entwicklungsrahmen
Öffi Tickets
- Zuschuss zum Deutschlandticket
Mehr Urlaubstage
- 28 Urlaubstage
Workation & Sabbatical
- Möglichkeit, im Ausland zu arbeiten
Von Nejo automatisch aufbereitet
Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens Solaris erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.
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SO
FinancialServicesFrankfurt am Main
The company is a tech firm with a full German banking license, offering a Banking-as-a-Service platform for financial products.
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Nejo bewertet ihn, und bringt ihn danach gemeinsam mit dir in Bestform.
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- MATRIX42Executive Team Assistant(m/w/x)Vollzeitmit HomeofficeSeniorFrankfurt am Main
- Deutsche BankSenior Assistenz Senior Executive Office(m/w/x)Vollzeit/Teilzeitmit HomeofficeSeniorFrankfurt am Main
- Deutsche Bank AktiengesellschaftSenior Assistenz Senior Executive Office(m/w/x)Vollzeit/Teilzeitmit HomeofficeSeniorFrankfurt am Main
- HomeServeExecutive Assisstant / C-Level Assistenz(m/w/x)Vollzeitmit HomeofficeSeniorFrankfurt am Main