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Team Assistant - Board Office(m/w/x)
Vollzeitnur vor OrtSenior
Hamburg, Norderstedt
Neuer Job?Nejo!
Dein persönlicher KI-Karriere-Agent
EVEvotec SE
Senior Executive Assistant(m/w/x)
Hamburg
VollzeitVor OrtSenior
Nejo KI-Zusammenfassung
High-level board support and complex international travel management at drug discovery firm with 5,000+ employees. Fluent written and spoken German and English skills required. Inclusive workplace, 30 days vacation, and flexible working hours.
Anforderungen
- Commercial training, degree in business, management, or related field
- Several years of executive or board-level assistant experience
- Outstanding organisational skills, structure, and discipline
- Fluent written and spoken English and German
- Excellent MS Office skills and collaboration tools
- High attention to detail and priority management
- Experience handling confidential information with discretion
- Strong stakeholder management and service-oriented approach
- Discretion, loyalty, and professional presence
- High initiative and sense of responsibility
- Flexibility and ability to work dynamically
- Strong communication skills and collaborative mindset
Aufgaben
- Manage and prioritize complex calendars
- Coordinate internal and external meetings
- Organize business travel and detailed itineraries
- Administer travel expenses
- Prepare and format presentations and reports
- Review and format meeting materials
- Handle German and English correspondence
- Serve as a central point of contact
- Triage inboxes and prioritize requests
- Maintain confidential files and records
- Manage structured information systems
- Coordinate board meetings and leadership workshops
- Organize offsites and related events
- Prepare agendas and briefing materials
- Manage event logistics and follow-up actions
- Liaise between leadership and external partners
- Ensure consistent communication across stakeholders
- Improve administrative and document management processes
- Optimize travel booking and meeting preparation
- Manage deadlines and workflow visibility
- Process purchase orders and invoices
- Maintain documentation and database hygiene
- Support strategic projects and initiatives
- Facilitate cross-functional management activities
- Monitor status and execute action items
Berufserfahrung
- ca. 4 - 6 Jahre
Ausbildung
- Abgeschlossene BerufsausbildungODER
- Bachelor-Abschluss
Sprachen
- Englisch – verhandlungssicher
- Deutsch – verhandlungssicher
Tools & Technologien
- MS Office
- collaboration tools
Benefits
Lockere Unternehmenskultur
- Inclusive workplace
Die Originalanzeige dieses Stellenangebotes in der aktuellsten Version findest du hier. Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens Evotec SE erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.
Gefällt dir diese Stelle?
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Vollzeitnur vor OrtSeniorHamburg - Leibniz-Institut für Virologie
Vorstandsassistent:in mit Projektmanagementaufgaben(m/w/x)
Vollzeit/TeilzeitBefristeter Vertragnur vor OrtBerufserfahrenHamburg
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Aufgaben
- Manage and prioritize complex calendars
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- Organize business travel and detailed itineraries
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- Ensure consistent communication across stakeholders
- Improve administrative and document management processes
- Optimize travel booking and meeting preparation
- Manage deadlines and workflow visibility
- Process purchase orders and invoices
- Maintain documentation and database hygiene
- Support strategic projects and initiatives
- Facilitate cross-functional management activities
- Monitor status and execute action items
Berufserfahrung
- ca. 4 - 6 Jahre
Ausbildung
- Abgeschlossene BerufsausbildungODER
- Bachelor-Abschluss
Sprachen
- Englisch – verhandlungssicher
- Deutsch – verhandlungssicher
Tools & Technologien
- MS Office
- collaboration tools
Benefits
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Über das Unternehmen
Evotec SE
Branche
Pharmaceuticals
Beschreibung
The company supports drug discovery efforts by ensuring ethical and regulatory compliance in human sample management.
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