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SWAN GmbH
last mo.

Team Assistenz und Office Management(m/w/x)

Graz
from 2,473 / month
Part-timeWith Home OfficeExperienced

Description

In dieser Rolle gestaltest du aktiv die Abläufe im Office-Management und unterstützt das Team sowie die Geschäftsleitung. Du übernimmst vielfältige administrative und technische Aufgaben und bist die erste Ansprechperson für Besucher und Dienstleister.

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Requirements

  • •Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
  • •Erfahrung in Assistenz und Office-Management
  • •Lösungsorientierte, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
  • •Routinierter Umgang mit MS-Office-Programmen
  • •Frische Ideen zur Verbesserung und Weiterentwicklung

Education

Vocational certification
OR
Bachelor's degree

Work Experience

2 - 5 years

Tasks

  • •Prozesse aktiv mitgestalten
  • •Für reibungslose Abläufe sorgen
  • •Standort Graz eigenständig betreuen
  • •Administrative Aufgaben übernehmen
  • •Kaufmännische Aufgaben durchführen
  • •Technische Aufgaben unterstützen
  • •Office-Management ganzheitlich verantworten
  • •Ein- und ausgehende Post koordinieren
  • •Büro- und Verbrauchsmaterialien verwalten
  • •Erste Ansprechperson für Besucher:innen, Gäste, Handwerker:innen und Lieferant:innen sein
  • •Reiseplanung und -koordination durchführen
  • •Abrechnungen für Kolleg:innen erstellen
  • •Mitarbeitende und Geschäftsleitung im Tagesgeschäft unterstützen
  • •Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern koordinieren
  • •Unterstützung in Arbeitssicherheit und Datenschutz leisten

Tools & Technologies

MS-Office

Languages

German – Business Fluent

Benefits

Competitive Pay

  • •Faires Gehalt
  • •Überstunden in Zeit oder finanziell ausgeglichen

Public Transport Subsidies

  • •Klima-Ticket

Flexible Working

  • •Hybrides Arbeitsmodell
  • •Flexible Arbeitszeiten
  • •Home-Office
  • •Flexible Zeiteinteilung

Workation & Sabbatical

  • •Workation-Angebote

Family Support

  • •Übernahme Kinderbetreuungskosten
  • •Lohnfortzahlung bei kranken Kindern

Retirement Plans

  • •Betriebliche Altersvorsorge

Healthcare & Fitness

  • •Interne Yoga-Kurse
  • •Fitness-Angebote

Company Vehicle

  • •Dienstwagen-Leasing

Other Benefits

  • •Angenehme Dienstreisen

Mentorship & Coaching

  • •Onboarding und Enablement

Learning & Development

  • •Aus- und Weiterbildung
  • •Möglichkeit zur SAP-Zertifizierung

Career Advancement

  • •Strukturierte Karriereplanung
  • •Regelmäßige Feedback- und Entwicklungsgespräche

Informal Culture

  • •Nahbare Führungskräfte
  • •Transparente Unternehmenskultur

Team Events

  • •Regelmäßige Events

Social Impact

  • •Bezahlte Freistellung für ehrenamtliche Tätigkeiten

More Vacation Days

  • •Sonderurlaub für besondere Anlässe

Additional Allowances

  • •Übernahme Studiengebühren

Corporate Discounts

  • •Vergünstigungen durch Corporate Benefits

Modern Office

  • •Moderne Bürostandorte

Free or Subsidized Food

  • •Grundverpflegung
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