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frechverlag GmbH
7d ago

Sachbearbeitung Autoren- & Vertragsmanagement / Verlagsassistenz(m/w/x)

Gerlingen
Full-timeWith Home OfficeExperienced

Description

Als zentrale Schnittstelle unterstützt du den Verlag im Vertragsmanagement und in der Buchhaltung. Du begleitest Autor:innen administrativ und sorgst für reibungslose Abläufe im operativen Tagesgeschäft.

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Requirements

  • •Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • •Idealerweise Erfahrung im Verlagsumfeld
  • •Sicherer Umgang mit Datenbanksystemen (z. B. Pondus)
  • •Sehr gute MS Office-Kenntnisse
  • •Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
  • •Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
  • •Serviceorientiertes Auftreten und Kommunikationsstärke

Education

Vocational certification

Work Experience

approx. 1 - 4 years

Tasks

  • •Autorenverträge in Papierform und elektronisch erstellen, pflegen und verwalten
  • •Unterschriftenprozesse kontinuierlich überwachen
  • •Vertragsdaten im System Pondus pflegen
  • •Key-User-Funktion für Pondus in Zusammenarbeit mit Fachbereichen übernehmen
  • •Im Rechnungswesen sowie in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung mitarbeiten
  • •Belegexemplare für Autor:innen organisieren und versenden
  • •Honorarabrechnungen vorbereiten, prüfen und Fehlermeldungen bearbeiten
  • •Urheberrechtsanfragen und -verletzungen bearbeiten
  • •Reisebuchungen über Onesto und interne Buchbestellungen organisieren
  • •Jährliche Programmbereinigung für rund 200 Autor:innen koordinieren
  • •PowerPoint-Präsentationen für interne Meetings erstellen
  • •Postverteilung und Paketüberwachung übernehmen
  • •Interne Kommunikation und allgemeine administrative Aufgaben unterstützen

Tools & Technologies

PondusMS Office

Languages

German – Business Fluent

Benefits

Diverse Work

  • •Abwechslungsreiche Tätigkeit
  • •Einblicke in vielfältige Verlagsprozesse

Informal Culture

  • •Engagiertes und kollegiales Team

Modern Office

  • •Modernes Arbeitsumfeld

Flexible Working

  • •Flexible Arbeitszeiten
  • •Hybrides Arbeiten

Learning & Development

  • •Persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
  • •Fachliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten

More Vacation Days

  • •30 Tage Urlaub
  • •Zusätzliche freie Tage (24.12. & 31.12.)

Free or Subsidized Food

  • •Kantine

Snacks & Drinks

  • •Kaffeebar

Parking & Commuter Benefits

  • •Mitarbeiterparkplätze
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