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BU
Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
8h ago

Abteilungssekretär:in(m/w/x)

Berlin
Full-time, Part-timeWith Home OfficeSenior

Description

In dieser Rolle hältst du der Abteilungsleitung den Rücken frei, indem du die Büroorganisation sowie die internationale Korrespondenz steuerst und komplexe Termine sowie Budgets souverän im Blick behältst.

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Requirements

  • •Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellter für Bürokommunikation oder vergleichbar
  • •Mehrjährige Berufserfahrung in der Sekretariatsführung
  • •Sehr gute IT-Kenntnisse in MS Office und Onlinekommunikationstools
  • •Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
  • •Sehr gutes Zeitmanagement, Prioritätenmanagement und Organisationsvermögen
  • •Sehr gute adressatengerechte Kommunikationsfähigkeit
  • •Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft, Durchsetzungsvermögen, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
  • •Geringes Maß an körperlicher Eignung

Education

Vocational certification

Work Experience

approx. 4 - 6 years

Tasks

  • •Büroorganisation und Assistenz der Abteilungsleitung übernehmen
  • •Abteilungsübergreifende Vorgänge regeln und koordinieren
  • •Termine verwalten sowie das Abteilungssekretariat organisieren
  • •Interne und externe Korrespondenz auf Deutsch und Englisch führen
  • •Nationale und internationale Sitzungen sowie Workshops organisieren
  • •Protokolle bei Konferenzen und Besprechungen führen
  • •Haushaltsbudget überwachen und Investitionslisten führen
  • •Sekretariatsaufgaben für eine Fachbereichsleitung wahrnehmen
  • •Dienstreisen planen, organisieren und abrechnen
  • •Personalbedarfsmeldungen erstellen und nachverfolgen
  • •Tätigkeitsbeschreibungen mitgestalten und Rahmenbedingungen klären
  • •Sekretariate innerhalb der Abteilung koordinieren

Tools & Technologies

MS OfficeWebexMS Teams

Languages

German – Business Fluent

English – Business Fluent

Benefits

Job Security

  • •Unbefristetes Arbeitsverhältnis

Flexible Working

  • •Mobiles Arbeiten bis 60 %
  • •Flexible Arbeitszeitgestaltung
  • •Teilzeitmöglichkeiten

Diverse Work

  • •Verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit

Informal Culture

  • •Kompetentes und kollegiales Umfeld
  • •Offene Willkommenskultur
  • •Sozial ausgeglichenes Arbeitsumfeld

Family Support

  • •Zertifiziert familienfreundliches Arbeitsklima
  • •Gute Work-Life-Balance

Career Advancement

  • •Regelmäßige Feedbackgespräche
  • •Weiterentwicklung persönlicher Stärken
  • •Interne, fachübergreifende Vernetzung

Mentorship & Coaching

  • •Kompetente Ansprechpersonen

Sustainability Focus

  • •Nachhaltigkeit

Public Transport Subsidies

  • •Zuschuss zum Job-Ticket

Learning & Development

  • •Umfangreiches Weiterbildungsangebot

More Vacation Days

  • •30 Tage Urlaub
  • •Bis zu 12 Zeitausgleichstage

Team Events

  • •Teamevents
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