PVS Gruppe
Teamassistenz - Logistik im Backoffice(m/w/x)
Vollzeitmit HomeofficeJunior
Uetersen, Hamburg, Neckarsulm
Neuer Job?Nejo!
Dein persönlicher KI-Karriere-Agent
COconnAIx – Research School for Applied AI BW
Teamassistenz(m/w/x)
Heilbronn
ab 49.300 - 57.200 / Jahr
Vollzeitmit HomeofficeBerufserfahren
AI/ML
Nejo KI-Zusammenfassung
Verwaltung des Lab-Budgets für angewandte KI-Forschung mit SAP-Systemen. Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Wissenschaftsadministration erforderlich. Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub.
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Tipps für deine Bewerbung
Anforderungen
- Kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation
- Berufserfahrung in Wissenschaftsadministration, Hochschulverwaltung oder Forschungsumfeld (idealerweise)
- Kenntnisse Finanz- und Projektverwaltung, Budgetüberwachung, Drittmittelprojekte
- Sicherer Umgang MS Office, SAP oder vergleichbare ERP-Systeme (idealerweise)
- Erfahrung Organisation von Veranstaltungen, Workshops, Tagungen
- Kenntnisse Hochschul-/Forschungsumfeld (von Vorteil)
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Organisationsstärke, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Freude an Arbeit mit internationalem, interdisziplinärem Team
- Verbindliches, serviceorientiertes Auftreten, souveräne Kommunikation
- Teamorientierte, kooperative Haltung
Aufgaben
- Lab-Budget überwachen und verwalten (Sach-, Personal- und Investitionsmittel) mithilfe einschlägiger Systeme (z.B. SAP)
- Soll/Ist-Kostenpläne sowie Mittelabflusspläne erstellen und aktualisieren
- Personalzeitnachweise überwachen
- Rechnungen vorprüfen und sachlich richtig zeichnen
- Bestellvorgänge bearbeiten
- Administrative Abwicklung von Drittmittelprojekten (EU, DFG, BMBF u.a.) unterstützen
- Verwendungsnachweise und Projektberichte für Förderinstitutionen erstellen helfen
- Laufende Forschungsprojekte administrativ begleiten (Terminüberwachung, Ressourcenverfolgung, Kommunikation an Projektleitung)
- Projektdokumentationen (inkl. Vortragsmanuskripte, Präsentationsfolien) laufend führen
- Strukturiertes Dokumentenablagesystem sowie Projektwebseiten und Wikis aufbauen und pflegen
- Organisatorische Kommunikation mit nationalen und internationalen Projektpartnern (Universitäten, Forschungseinrichtungen, Ministerien, EU-Institutionen) führen
- Sekretariat eigenverantwortlich führen
- Leiterin des Labs im Tagesgeschäft organisatorisch unterstützen
- Termine koordinieren
- Korrespondenz (Deutsch und Englisch) führen
- Kommunikation mit internen und externen Partnern auf allen Ebenen pflegen
- Dienstreisen der Leiterin des Labs planen, organisieren und abrechnen
- Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen vorbereiten, begleiten und protokollieren
- Gästebetreuung, einschließlich internationaler Gastwissenschaftler:innen, übernehmen
- Betriebsmittel für das Lab bestellen und überwachen
- Erste Ansprechperson für alle Labmitglieder sein
- Neue Mitarbeitende einarbeiten
- Arbeitsmittel und Zugänge für neue Mitarbeitende bereitstellen
- Personaldaten pflegen und verwalten
- HR-relevante Prozesse unterstützen
- Organisation von Teamevents und Pflege einer positiven Teamkultur unterstützen
- Administrative Begleitung von Promotionsverfahren (Koordination von Prüfungsterminen, Unterstützung bei Einreichungen, Betreuung von Doktorand:innen)
- Koordination und Zusammenarbeit mit anderen Labs und ihren Teamassistenzen am connAIx sowie mit der Teamassistenz des Labs an der Universität Tübingen
- Außendarstellung des Labs (Webseite, interne Kommunikationskanäle) pflegen
- Organisation von Veranstaltungen der connAIx Graduate School und weiterer Veranstaltungen unterstützen
Berufserfahrung
- ca. 1 - 4 Jahre
Ausbildung
- Abgeschlossene Berufsausbildung
Sprachen
- Deutsch – verhandlungssicher
- Englisch – verhandlungssicher
Tools & Technologien
- MS Office
- SAP
Benefits
Flexibles Arbeiten
- Flexible Arbeitszeitgestaltung
- Gleitzeit
- Mobiles Arbeiten
Mehr Urlaubstage
- 30 Tage Urlaub
- Ferienangebote
Kinderbetreuung
- Kinderbetreuung
- Eltern-Kind-Büro
Familienfreundlichkeit
- Hilfe bei der Angehörigenpflege
Mentoring & Coaching
- Strukturierte Einarbeitung
- Individuelle Förderung
Weiterbildungsangebote
- Weiterbildungsmöglichkeiten
Gesundheits- & Fitnessangebote
- Sportkurse
- Regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen
Mentale Gesundheitsförderung
- Angebote zur psychischen Gesundheit
Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Öffi Tickets
- Monatlicher Zuschuss zum Jobticket BW
Sonstige Vorteile
- Angebote rund um Kultur und Freizeit
Die Originalanzeige dieses Stellenangebotes in der aktuellsten Version findest du hier. Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens connAIx – Research School for Applied AI BW erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.
Wie gut ist dein Lebenslauf?
Nejo bewertet ihn, und bringt ihn danach gemeinsam mit dir in Bestform.
Du hast noch keinen Lebenslauf?
Noch nicht perfekt?
- OtisKaufmännische Assistenz im technischen Umfeld(m/w/x)Vollzeitmit HomeofficeBerufserfahrenKöln, Heilbronn
- Fraunhofer-GesellschaftBerufserfahrene(m/w/x)Vollzeit/Teilzeitmit HomeofficeBerufserfahrenHeilbronn
- HWSSteuer- und Prüfungsassistenz(m/w/x)Vollzeit/Teilzeitmit HomeofficeBerufserfahrenHeilbronn
- STRABAG Property and Facility Services GmbHKaufmännische Sachbearbeitung(m/w/x)Vollzeitmit HomeofficeSeniorBad Friedrichshall