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DIDie Technische Universität Ilmenau

Sekretär:in(m/w/x)

Ilmenau
VollzeitVor OrtBerufserfahren
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Organisation von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen an einer technischen Universität mit Fokus auf Innovation. Mehrjährige Erfahrung in Büroorganisation, idealerweise im universitären Umfeld, erforderlich. Familienfreundliches Arbeitszeitmodell, 30 Tage Urlaub.

Anforderungen

  • Abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung (Büromanagement/Verwaltungsfachangestellte)
  • Mehrjährige Erfahrung in Büroorganisation/Assistenz (idealerweise universitäres Umfeld)
  • Sicherer Umgang mit Bürosoftware (Office, SharePoint, Dokumentenmanagement, TYPO3) und digitalen Prozessen
  • Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
  • Service- und lösungsorientierte Kommunikationsfähigkeit
  • Hohe Einsatzbereitschaft, eigenverantwortliche, selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
  • Strukturiertes Denkvermögen und schnelle Auffassungsgabe
  • Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
  • Sehr gute Deutschkenntnisse (min. C1 Niveau) und gute Englischkenntnisse

Aufgaben

  • Termine, Sitzungen und Anlässe vorbereiten, organisieren und nachbereiten
  • Interne und externe Kommunikation koordinieren
  • Entscheidungsgrundlagen zusammenstellen
  • Unterlagen und Korrespondenz vorbereiten
  • Protokolle führen
  • Informationsfluss sicherstellen
  • Administrative Aufgaben organisieren und koordinieren
  • Leiterin des Präsidialbüros assistieren
  • Organisatorische Abstimmung zwischen Fakultäten und Präsidium sicherstellen
  • Organisatorische Abstimmung mit Hochschulen, Einrichtungen und Ministerien sicherstellen
  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache bearbeiten
  • Terminkoordinierung eigenverantwortlich durchführen
  • Reiseorganisation für Dienstreisen durchführen
  • Veranstaltungen des Präsidiums vorbereiten und nachbereiten
  • Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen
  • Webpräsenzen redaktionell bearbeiten und pflegen
  • Aufgaben in Projekten übernehmen
  • Sonderaufgaben im Bereich des Präsidenten übernehmen

Berufserfahrung

  • ca. 1 - 4 Jahre

Ausbildung

  • Abgeschlossene Berufsausbildung

Sprachen

  • Deutsch – verhandlungssicher
  • Englisch – verhandlungssicher

Tools & Technologien

  • Office
  • SharePoint
  • Dokumentenmanagement
  • TYPO3

Benefits

Attraktive Vergütung

  • Jahressonderzahlung

Mehr Urlaubstage

  • 30 Tage Urlaub
  • Zusätzliche freie Tage am 24./31.12.

Familienfreundlichkeit

  • Familienfreundliches Arbeitszeitmodell

Betriebliche Altersvorsorge

  • Altersvorsorge im öffentlichen Dienst

Weiterbildungsangebote

  • Weiterbildungsmöglichkeiten

Gesundheits- & Fitnessangebote

  • Gesundheitsangebote
  • Sportangebote

Lockere Unternehmenskultur

  • Wertschätzendes Arbeitsumfeld
Die Originalanzeige dieses Stellenangebotes in der aktuellsten Version findest du hier. Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens Die Technische Universität Ilmenau erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.

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