Büroleiterin(m/w/x)

Beschreibung

In dieser Rolle gestaltest du das Betriebssystem des Büros und sorgst für reibungslose Abläufe. Du koordinierst Dienstleister sowie Onboarding-Prozesse und schaffst so ein produktives Umfeld für alle Mitarbeiter:innen.

Anforderungen

• •2–5+ Jahre Erfahrung in Office Management, Workplace Operations oder Teamassistenz
• •Erfahrung im Scale-up- oder Multi-Stakeholder-Umfeld von Vorteil
• •Sehr gute Organisationsfähigkeit, Priorisierung und Follow-up
• •Erfahrung im Lieferantenmanagement
• •Souveräne Kommunikation in Deutsch und Englisch
• •Ausgeprägte Serviceorientierung
• •Sicherer Umgang mit Google Workspace oder MS Office
• •Grundlegendes Tracking in Sheets
• •Proaktive Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität
• •Erfahrung bei Büro-Umzügen oder -Erweiterungen wünschenswert
• •Grundkenntnisse in Beschaffung und Rechnungsprozessen
• •Erfahrung in Zusammenarbeit mit Gebäudemanagement oder Vermietern

Aufgaben

• •Tägliche Einsatzbereitschaft der Büroräume sicherstellen
• •Materialbestände überwachen und Bestellungen tätigen
• •Onsite-Themen wie Reparaturen und Zutritt koordinieren
• •Sicherheits- und Gesundheitsthemen im Blick behalten
• •Büroausbau und räumliche Erweiterungen begleiten
• •Büro-Dienstleister steuern und als Ansprechperson fungieren
• •Angebote einholen und Kosten mit Finance abstimmen
• •Besucherprozesse von der Ankunft bis zum Abgang organisieren
• •Meetingräume vorbereiten und vor Ort unterstützen
• •Kleinere interne Events im Büro koordinieren
• •Büroinformationen über interne Kanäle klar kommunizieren
• •Sitzplatzplanung gemeinsam mit People Ops unterstützen
• •Onboarding- und Offboarding-Prozesse vor Ort begleiten
• •Rechnungen prüfen und Budgets überwachen
• •Büro-Dokumentation und Prozessabläufe pflegen
• •Einfache Compliance-Themen und Erste-Hilfe-Ausstattung verwalten

Tools & Technologien